Приказ об утверждении штатного расписание в новой редакции

Содержание:

Приказ об утверждении штатного расписания

Основной перечень документов, которые обязательно должны быть у каждого работодателя, вне зависимости от организационно-правовой формы, определен государственными нормативными актами. Среди таких документов и штатное расписание организации.

Несмотря на то, что в действующем российском законодательстве отсутствует прямое указание на этот документ, в Трудовом кодексе РФ он упоминается в нескольких статьях, что свидетельствует о его необходимости ( ст.15 и ст. 57 ТК РФ ).

В нашей статье мы рассмотрим, что собой представляет штатное расписание, особенности его составления. В нижней части страницы читатель может скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются:

  • структура организации;
  • перечень должностей (с указанием их количества и размеров должностных окладов);
  • размер надбавок и доплат (применительно к определенным должностям).

Напомним, что штатное расписание составляется на основе структур и численности организации. Кроме того, учитывается предмет и цели ее деятельности.

Приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222 утверждена Методика расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, которую можно применить при определении необходимой численности сотрудников.

Форма, образец и особенности составления штатного расписания

В перечне унифицированных форм штатное расписание значится под литерой Т-3 . Как правило, большинство предприятий используют именно эту форму.

Скачать бланк штатного расписания 2018 года можно по кнопке ниже:

Следует учитывать, что применение унифицированной формы штатного расписания необязательно. Организации вправе самостоятельно разрабатывать свою форму документа. Об этом говорится в Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/ 409-6-1 . Самое главное — соблюдать требования действующего законодательства к документу.

Так, в статьях 15, 57 ТК РФ обозначено, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. Таким образом, название должностей обязательно должно быть включено в документ.

Скачать образец штатного расписания 2018 года:

Обратите внимание, что штатное расписание составляется не поименно, а по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности. Кроме того, в учет принимается подчиненность внутри самого структурного подразделения.

Приведем пример, как это отражается в документе: Гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и так далее.

Отметим, что должности работников-совместителей , точно также как и остальных сотрудников организации, для которых эта работа — основная, обязательно должны быть предусмотрены в штатном расписании.

Штатное расписание может быть составлено любым работником. Чаще всего этим занимается сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер организации.

Добавим, что в связи с тем, что на основании абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/ 4653-6-1 , работодатель не обязан знакомить работников со штатным расписанием, так как оно не относится к локально-нормативным актам организации.

Приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания — один из документов по основной деятельности. Он утверждается руководителем предприятия (директором) или другим уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы или бухгалтером).

В российском законодательстве нет унифицированной формы документа. Приказ можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими образцами, с одним из них вы можете ознакомиться ниже.

Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2018 года:

Как правило, приказ об утверждении штатного расписания составляют на общем бланке предприятия. Документ не имеет констатирующей части. Он начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», в связи с тем, что приказ не требует каких-либо дополнительных пояснений.

Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания вы можете посмотреть по следующей кнопке:

Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если таковые имеются, но это необязательно.

В журнале регистрации распоряжений по основной деятельности следует зарегистрировать Приказ об утверждении штатного расписания.

Документ хранится на предприятии или в организации на постоянной основе (в соответствии со статьей 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года).

Нужен ли Приказ об утверждении штатного расписания на 1 января года?

Законодательством РФ не установлен срок действия штатного расписания. После того как единожды штатное расписание составлено, по мере необходимости в него вносятся изменения, которые утверждаются приказом. Однако это не очень удобно. Предпочтительнее будет пользоваться актуальным документом, а не выискивать где, когда и что поменялось.

Поэтому рекомендуем составлять новые штатные расписания, по мере изменений данных, утверждать их приказом, а не вносить в них изменения. Если изменений на 1 января нового года не происходит, то создавать и утверждать новое штанное расписание нет необходимости.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Приказ об утверждении штатного расписания

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.

При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

Читайте так же:  Требования к муниципальным программам в области энергосбережения

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.

Делопроизводство

Оформляем приказ об утверждении штатного расписания

Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.

Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.

В каких случаях требуется?

При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.

В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.

В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ.

Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.

Это важный документ при налоговых и иных проверках. Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.

Работодатель может:

  • осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
  • фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
  • контролировать систему оплаты труда;
  • осуществлять контроль над надбавками.

Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?

Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.

Как часто требуется его издание?

Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.

Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.

При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

Каковы правила приема на работу с испытательным сроком? Узнайте тут.

Структура и форма документа

Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

В документе заполняются такие разделы, как:

  • подразделения компании;
  • дата и номер приказа;
  • дата и номер утверждаемого расписания;
  • количество сотрудников;
  • общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.

Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.

Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

Основные пункты документа:

  • дата составления;
  • порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
  • полное название организации или филиала;
  • реквизиты.

Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.

Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:

Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:

  • вначале указывается наименование предприятия;
  • указывается точная дата нового расписания и его номер;
  • из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.

Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.

Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.

Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.

Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.

Куда пожаловаться на черную зарплату анонимно? Узнайте тут.

Нужно ли восстанавливать трудовую книжку при утере? Информация — здесь.

Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.

Где и как долго хранится?

Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.

На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.

Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.

Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.

Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказ о введении штатного расписание, его утверждении и где скачать образец?

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

На предприятиях и организациях ежедневно составляется масса документов различного назначения, штатное расписание один из них. Благодаря этому распоряжению происходит приём и увольнение сотрудников.

Также этот документ является основополагающим при начислении заработной платы. Сегодня мы детально обсудим процедуру утверждения штатного расписания, также рассмотрим нюансы составления.

Это документ, который относится к внутреннему документообороту организации, рекомендуемый для составления и содержащий сведения о штатных единицах, названии должностей, численности работников, размере оклада и бюджете, заложенном на оплату труда сотрудников.

ШР может быть довольно объёмным и содержать несколько страниц, в таком случае он сшивается и определяется нумерация. Подпись ставится только на последнем листе.

В случае возникновения необходимости проставления подписи на каждой странице, предварительно следует дополнить строками форму штатного расписания.

Не смотря на тот факт, что ШР на законодательно уровне, не относится к категории обязательных документов, трудовой кодекс РФ ссылается на этот документ, указывая, что работник, осуществляет свою трудовую деятельность, согласно штатного расписания предприятия.

Данный документ – значимый инструмент делопроизводства организации, имеет своё предназначение и выполняет следующие функции:

  • фиксирует численность трудящихся;
  • обеспечивает контроль организационной структуры компании;
  • осуществляет корректировки надбавок;
  • контролирует систему оплаты труда.

Пример

Кроме этого, в случае проведения проверки различными государственными службами, наличие ШР способствует уменьшению количества спорных вопросов.

Данный нормативный акт можно использовать в качестве доказательств законности осуществляемых действий в ходе судебных разбирательств.

Оформление расписания, зачастую, происходит в конце календарного года на следующий, и вступает в свои законные права только после издания соответствующего приказа.

Нюансы процесса утверждения

Существует негласный алгоритм действий, который используется при утверждении ШР:

Согласование формы документа. Законодательством не регламентирована строгая форма заполнения акта.

Тем не менее существует унифицированная форма Т-3, которая специально разработана для оформления ШР, очень проста при заполнении и имеет основные реквизиты. Также предусматривается использование собственного образца организации.

Читайте так же:  Образец заявления в ас на выдачу исполнительного листа

Составление. Эту функцию выполняет любое должностное лицо, на которое возложена эта обязанность (главный бухгалтер, руководитель отдела кадров, руководитель организации). Основные пункты, которые следует указать в расписании, резюмируем в виде таблицы:

Все суммы, которые следует указать, необходимо писать только цифрами.

Также, следует указать, что существует определённый порядок введения ШР в документооборот компании:

  • Издаётся распоряжение о необходимости составления ШР.
  • Распоряжение регистрируется в журнале.
  • Анализ организационной структуры предприятия.
  • Внесение сведений в табель.
  • Согласование документа с руководителем.
  • В случае положительного решения оформляется приказ.
  • Распоряжение регистрируется в специальной книге актов.

Печать на ШР не предусмотрена, так как оно является частью документооборота внутреннего пользования. Вполне достаточно подписи уполномоченного лица.

Приказ об утверждении

Оформление приказа об утверждении. Приказ руководителя предприятия – документ, подтверждающий вступление в силу нового расписания или же внесение незначительных изменений в предыдущее.

В качестве бланка приказа используется стандартный образец, утверждённый компанией, так как законом не предусмотрено универсального проекта приказа.

Важно! Если имеются довольно значимые изменения, в таком случае более целесообразно составить новое расписание, чем его изменить.

Внесение изменений в приказ. При внесении определённых изменений необходимо издать соответствующий приказ.

Приказ о внесении изменений и приказ об утверждении имеют сходную структуру и идентичный порядок заполнения. Единственным отличием является тот факт, что в распоряжении об изменениях отражены причины.

Образец приказа об изменении

Зачастую, основанием для изменений является:

  • оптимизация административной деятельности;
  • реорганизация предприятия;
  • изменения организационной структуры;
  • изменения законодательной базы;
  • ликвидация дублирующих функций;
  • расширение или сокращение основной деятельности организации.

Всё приказы касательно внесения определённых изменений или же относительно составления нового ШР хранятся в отдельной папке в отделе кадров не менее 5 лет.

По истечении указанного срока документы передаются в архив, где находятся постоянно.

В случае возникновения каких-либо вопросов, ШР выдаётся на руки руководителю или уполномоченному им должностному лицу.

Структура приказа

Приказ об утверждении расписания имеет следующие конструктивные особенности:

  • Полное наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма.
  • ИНН, КПП, ОКПО и другие реквизиты, а также адрес и контактные телефоны компании.
  • Местоположение главного управления предприятием.
  • Дата составления и номер распоряжения.
  • Порядковый номер распоряжения, согласно очерёдности внутреннего документооборота.

Пример приказа об утверждении

Содержание распорядительного акта включает следующие пункты:

  • количество штатных единиц;
  • итоговая сумма денежных средств, выделенных на оплату труда;
  • дата вступления в силу нового расписания, а также номер документа;
  • фамилия и инициалы должностного лица, отвечающего за составление;
  • наименование отделов и подразделений, если документ оформляется конкретно для них, а не компании в целом:
  • число страниц расписания.
  • Дата и номер утверждаемого расписания (приложение).
  • Инициалы, должность и подпись руководителя организации.
  • На какой период составляется?

    Ответ на поставленный вопрос довольно однозначен. Всё зависит от того насколько существенны изменения, которые следует закрепить в расписании.

    Данный документ составляется, по сути, при возникновении необходимости – изменения количества сотрудников в штате или иных обстоятельств, и не требует соблюдения строгой периодичности оформления. Тем не менее, в большинстве случаев, данный документ составляется один раз в год.

    Кто утверждает документ в ООО?

    ООО (общество с ограниченной ответственностью) – это форма организации предприятия, участниками которого являются учредители. Бытует ошибочное мнение, что учредители имеют право на утверждение ШР предприятия. Такой вариант возможен только тогда, когда данный пункт прописан в Уставе компании.

    В противном случае, процедура утверждения имеет аналогичный алгоритм действий, как и в любой другой организационно-правовой форме компании.

    Из этого следует, что утверждает расписание — руководитель организации, и, более того, данный процесс может проходить даже без предварительного согласования с учредителем (опять же, если иное не отражено в Уставе).

    Процедура утверждения приказа о расписании в школе

    Школа – это муниципальное общеобразовательное учреждение, которое имет совершенно иную структуру организации, чем рассмотренные ранее примеры юридических лиц.

    Так, например, в большинстве случаев ШР оформляется на календарный год, то в школе, данный период ограничивается учебным годом, продолжительность которого составляет временной промежуток — с сентября по июнь.

    Пример для школы

    При составлении ШР в школе следует использовать такие документы, как:

    • Устав общеобразовательного учреждения.
    • Бумаги, определяющие структуру и численность штатных единиц.
    • Типовые документы.
    • Расчёт размера заработной платы, включая надбавки, на каждого сотрудника.
    • Смета.

    ШР в обязательном порядке должно отражать информацию о сотрудниках, трудящихся по совместительству. Данная категория указывается равно с основными работниками.

    Также необходимо уделить особое внимание специфическим особенностям учебной деятельности. Так, например, у школы может возникнуть потребность в дополнительных специалистах, в связи углублённым изучением некоторых предметов.

    Важно! Следует отметить следующее: если предприятие не входит в число муниципальных и государственных структур, то законодательство не предусматривает чётких требований наличия данного документа, и носит более рекомендательный характер.

    В обратном случае, составление Т3 – обязательства, которые необходимо выполнить.

    Большинство решений в школе принимается путём издания распоряжений. Этим вопросом занимается отдел кадров или бухгалтерия.

    Приказ, в обязательном порядке, должен содержать стандартные сведения:

    • Наименование.
    • Вид распоряжения.
    • Номер и дату составления.
    • ФИО и подпись директора общеобразовательного учреждения.

    В расписании обязательно следует отразить любые изменения, касающиеся изменений количества штатных сотрудников, должностей или размера заработной платы и др.

    Правила составления приказа

    В случае возникновения необходимости введения нового расписания, составляется приказ и руководителю или же уполномоченному лицу требуется его утвердить, поставив подпись, что позволяет вступить в силу нововведениям.

    Как мы говорили выше, документ не имеет строго определённого срока действия, тем не менее при замене ШР на новое расписание оформляется в новой редакции, после чего утверждается новым распоряжением.

    Если на предприятии происходят изменения кадрового состава, что требует внесения соответствующих поправок, эти вопросы можно урегулировать следующим образом:

    • Утвердить расписание, с помощью издания приказа.
    • Утвердить новую редакцию, непосредственно, самого ШР.

    Следующим шагом, при любом из предложенных вариантов, станет издание распоряжения, где следует указать причины, повлекшие изменения или введения нового документа.

    Как видите, законодательство не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в документообороте компании, тем не менее можно увидеть несомненные преимущества, если такая бумага всё-таки имеется.

    Данный документ действительно помогает отслеживать динамику трудовой деятельности предприятия, благодаря чему достигается оптимизация основных процессов предприятия.

    Приказ об утверждении штатного расписания

    Как составить приказ об утверждении штатного расписания и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.

    Когда требуется приказ

    Приказ об утверждении штатного расписания необходим, чтобы утвердить в организации новое штатное расписание. Также документ используют для утверждения штатного расписания в новой организации.

    Основаниями для утверждения нового штатного расписания могут быть:

    • введение новой должности или при выводе ее из состава организации;
    • изменение размера оклада по должности или замена их тарифными ставками;
    • внесение изменений названий штатных подразделений или должностей;
    • ликвидация вакантных должностей в штатном расписании.

    При этом если изменения в штатное расписание носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

    Приказ об утверждении штатного расписания необходим, чтобы штатное расписание вступило в силу.

    Следует учесть, что изменение штатного расписания в отношении должностей, которые заняты сотрудниками, должно сопровождаться в обязательном порядке и изменением трудовых договоров этих сотрудников, поскольку меняются его существенные условия: название должности, порядок оплаты труда, структурное подразделение, если оно зафиксировано в трудовом договоре.

    Указанный порядок распространяется как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.

    Как составить приказ

    Унифицированной формы документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

    Для оформления приказа используйте фирменный бланк организации.

    В шапке документа укажите организационно-правовую форму организации и ее наименование.

    В заголовке документа укажите его краткое содержание — об утверждении штатного расписания.

    В основном тексте приказа реквизиты штатного расписания, которое вводят в силу и его номер, а также общее количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда. Также следует прописать дату, с которой вступает в силу нового штатное расписание.

    Образец заполнения приказ об утверждении штатного расписания

    Кто подписывает приказ

    Приказ об утверждении штатного расписания подписывает руководитель организации, либо уполномоченное лицо. Сотруднику, который ответственен за составление штатного расписания, объявляют документ под роспись. При этом он ставит дату ознакомления.

    Если организация использует самостоятельно разработанную форму документа, она вправе включить в него такой реквизит, как печать организации, либо отказаться от него. В результате если самостоятельно разработанная форма приказа по личному составу предусматривает проставление печати организации, то такую печать следует проставлять, если нет – то печать ставить не нужно. Такие выводы следуют из положений статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Вместе с тем, если приказ нужен для внешних контрагентов, то на нем нужно проставить печать организации.

    Читайте так же:  Приказ о рабочей группе по самообследованию

    Срок хранения приказа

    Приказ об утверждении штатного расписания относится к документам по основной деятельности. Хранить его нужно постоянно.

    Приказ об утверждении штатного расписания — его составление

    Штатное расписание — это основной документ, который регулирует структуру организации. Такой образец включает в себя основные сведения обо всех имеющихся должностях, а также о заработной плате. Важным моментом является то, что учитываются именно должности, а не сотрудники. Имена последних являются лишь составной частью данного документа. Кроме их основного оклада указывается также и система надбавок и премий, по которым начисляется конечная зарплата.

    Форма приказа об утверждении штатного расписания

    Составленное штатное расписание, как и любой образец внутренней документации, вступает в силу посредством соответствующего приказа об утверждении. Данный акт включает в себя информацию по следующим разделам:

    • дата издания и регистрационный номер образца;
    • нумерация утверждаемого расписания и дата его вступления в силу;
    • структурные подразделения организации;
    • количество сотрудников, занятых по имеющимся должностям;
    • уровень оклада каждого из них с возможными доплатами.

    Предписывается, что руководитель может вносить дополнительную информацию как в основной документ, так и утверждающий. Основная цель таких изменений — оптимизация структуры организации. То есть в конечном итоге положение должно отображать наглядную картину по всем имеющимся подразделениям и должностям.

    О том, как выглядит приказ о сокращении штата работников (образец 2018 года), рассказано в следующей статье.

    Как написать приказ об утверждении штатного расписания

    Приказ об утверждении штатного расписания должен содержать в себе основную информацию по данному вопросу. Все указанные разделы должны быть в полной мере раскрыты:

    • название учреждения указывается в полном и укороченном виде;
    • в отдельном перечне указываются все имеющиеся должности;
    • также прописывается количество занятых сотрудников в одной должности;
    • оклад прописывается вместе со всеми начислениями и надбавками;
    • отдельно указывается итоговое начисление заработной платы.

    Поскольку такой образец документации носит юридический характер, он должен обладать всеми соответствующими реквизитами. Все данные должны быть указаны в соответствии с утвержденным в организации порядком.

    Такой документ составляется ежегодно, в соответствии с актуальной информацией. Однако в случае серьезных изменений в структуре организации образец приказа об утверждении штатного расписания в новой редакции рекомендуется составлять и утверждать своевременно. Законодательство не ограничивает данный аспект.

    В случае незначительных корректировок достаточно принять приказ о внесении изменений . Все числовые записи в документе вносятся цифрами, не допускается их пропись. Это относится как к указанию численности штата, так и к значениям по окладам и заработкам.

    К каким приказам относится приказ об утверждении штатного расписания

    Порядок издания данного акта в 2018 году не претерпел изменений. Для многих при этом возникает вопрос, к какой категории документов относится данный документ.

    Поскольку данный документ регламентирует общие вопросы, касающиеся внутреннего распорядка компании, то и классифицируется он по категории основной деятельности организации. Соответственно и нумерация образца проставляется по имеющемуся порядковому значению в данной категории.

    Хранятся такие образцы обычно вместе с документами по кадровым вопросам. В случае необходимости копия должна быть выдана по требованию руководства или проверяющих органов.

    Приказ об утверждении нового штатного расписания при сокращении штата

    Приказ об утверждении нового штатного расписания утверждается или в конце года или в связи с масштабными изменениями в структурной организации предприятия. К такому моменту можно отнести и сокращение штата.

    Обязательных предписаний по составлению и ведению подобных образцов документации не имеется. В связи с этим многие организации и вовсе не ведут подобного учета. Однако часто такие действия являются ошибочными.

    При сокращении штата нередко возникают конфликтные ситуации, вплоть до судебных разбирательств. Наличие такого документа в этом случае позволяет опираться на нормативную базу. То есть появляется возможность наглядно увидеть полную картину по численности сотрудников, их должностям и окладам.

    Приказ об утверждении штатного расписания в связи с индексацией

    Отдельно необходимо оговорить вопрос касательно изменений в начислении заработной платы. Законодательство предписывает, что любые изменения, касающиеся уменьшения оклада или надбавок к нему, должны быть доведены до сведения не менее чем за два месяца до их вступления в силу.

    Соответственно данному положению и осуществляется утверждение нового образца штатного расписания. То есть изначально следует согласовать новый уровень индексации зарплаты с сотрудником. Если данный вопрос решен, то тогда можно издавать соответствующий приказ об утверждении.

    Если при этом корректировка является незначительной и затрагивает лишь перечень нескольких должностей, то достаточно издания дополнения к действующему образцу. Если же индексация проводится масштабно, с возможными перестановками и оптимизацией штата, то следует издать новый акт вместе с новым положением.

    Приказ об утверждении штатного расписания: что указать в документе

    После составления штатного расписания в организации готовят приказ об утверждении нового документа. Сначала новое расписание подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Затем руководитель компании утверждает расписание приказом.

    При подготовке приказа об утверждении штатного расписания используйте полезный образец

    Об утверждении нового штатного расписания необходимо издать приказ. Это обязательная часть процедуры введения в действие документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без такого приказа расписание не вступит в законную силу.

    Образец приказа о введении нового штатного расписания

    Скачайте другие приказы в журнале «Трудовые споры»

    Читайте статьи о штатном расписании

    Кто составляет приказ о штатном расписании и по каким правилам

    Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов. Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь. Но независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором организации.

    Когда принимают штатное расписание, приказ о его введении готовят в свободной форме

    В законе нет специальных указаний о том, как должен выглядеть приказ на утверждение штатного расписания. Документ можно оформить:

    • в произвольном виде;
    • по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике.

    При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

    • номер и дату составления;
    • наименование организации;
    • ссылку на основание;
    • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки вида «утверждаю штатное расписание»);
    • номер и дату издания этого расписания;
    • дату введения его в действие.

    При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

    В завершение нужно установить лиц, ответственных за выполнение приказа. Обычно это кадровый работник организации и бухгалтер.

    Приказ о новом штатном расписании издают в одном экземпляре

    Что касается внешнего вида документа, компания вправе оформлять его как удобно. Допустимы:

    • рукописные формы,
    • печатные формы,
    • на фирменных бланках компании,
    • на чистом листе формата А4.

    Главное, чтобы приказ содержал необходимые реквизиты, соответствующее распоряжение и был обязательно подписан руководителем компании.

    Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия. Кроме того, юридические лица с 2016 года имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

    Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности приказ о штатном расписании передается на хранение в архив организации. Его следует хранить в архиве в течение установленного законом периода. Затем документ можно утилизировать.

    Штатное расписание нужно приложить к приказу о его введении

    Само расписание следует увязать с приказом в качестве приложения. Из приказа должно ясно следовать, о каком именно документе идет речь. Прописывают реквизиты расписания. Если проверяющие обнаружат некорректность оформления, компанию могут оштрафовать. Кроме того, проверьте, нет ли ошибок в оформлении самого расписания (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В документе должны быть прописаны:

    • структурные подразделения,
    • названия должностей,
    • количество сотрудников,
    • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

    Перед тем как разработать новое расписание, руководство издает приказ о начале такой разработки. Это входит в процедуру подготовки документа. Затем создают сам документ. После того, как подпишут приказ о его введении, расписание вступает в силу.

    Если потребуется внести изменения, используют один из вариантов:

    • издают приказ о внесении изменений в действующее расписание,
    • оформляют следующую редакцию расписания. В этом случае потребуется новый приказ о введении документа в действие.

    Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. Когда изменения носят единичный характер, удобнее издать приказ о внесении изменений. Например, если у какой-либо должности поменяли название. Тогда все изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату документа о внесении изменений.

    Если же изменения носят массовый характер или затрагивают названия не только должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае издают новую редакцию расписания.