Подтверждение об оплате счета за проживание

Оплата проживания в гостинице в командировке

— В вашей ситуации туроператор оказывает посреднические услуги по организации проживания работника. Поэтому для отнесения затрат на проживание на «прибыльные» расходы нужно, чтобы документы, выданные посредником, позволяли идентифицировать саму предоставленную услугу (проживание), фамилию проживающего, период проживания в гостинице, а также факт оплаты стоимости проживания командированным лицом.

Факт оплаты через интернет можно подтвердить банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание.

Однако следует помнить, что расходы по проживанию в гостинице командированного работника учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждения (пп. 12 п. 1 ст. 264, п.1 ст. 252 НК РФ). Причем для этих целей могут применяться документы, оформленные в электронном виде, только если они подписаны электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1 ст. 11, ст. 313 НК РФ). Распечатанные с интернет-сайта документы посредника могут косвенно подтверждать произведенные работником расходы, но без «живой» подписи не являются первичными документами, которые обеспечивают должное документальное обоснование расходов для целей налогообложения прибыли. Поэтому вы можете попросить работника обратиться к туроператору за копиями соответствующих документов, заверенных надлежащим образом.

Заметим также, что, по мнению налоговиков (п.2 Письма УФНС по г. Москве от 26.08.2014 N 16-15/084374), если сотрудник после возвращения из командировки не представил счет из гостиницы, расходы на проживание могут быть учтены при расчете налога на прибыль в размере фактических затрат при наличии следующих документов:

(и) справки из гостиницы с подтверждением, что командированный сотрудник проживал в ней, а также периода проживания и стоимости;

(и) иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

  1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
  2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Несмотря на то, что в некоторых бухгалтериях «форму 3-г» продолжают настойчиво требовать в качестве гостиничной квитанции. Дело в том, что по текущему законодательству, использование данной формы, предоставлено на выбор именно гостиницы выдающей документы за проживание. Гостиница по желанию и принятому внутреннему распорядку может предоставлять подтверждающие документы как в форме 3-г, так и в любой другой форме. Ниже в этой статье вы сможете прочитать подтвержденное законодательно необязательность предоставления формы 3-г.

В настоящее время данная форма недействительна. Она была утверждена приказом Министерства финансов РФ от 13.12.93 № 121. Действие формы было отменено п.2 постановления Правительства РФ №359 от 06.05.08 в котором сказано сказано, что (дословно) «Установить, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. N 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», могут применяться до 1 декабря 2008 г.»

Читайте так же:  Как современно оформить окно шторами

При отсутствии контрольно кассового оборудования гостиницы должны самостоятельно разработать форму документа, подтверждающего прием денег за проживание. Документ обязан содержать обязательные реквизиты, оговоренные в положении об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ, а именно: а) наименование документа, шестизначный номер и серия; б) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя; в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности); г) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю); д) вид услуги; е) стоимость услуги; ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты; з) дата осуществления расчета и составления документа; и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя); к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

  • При использовании в качестве отчетного механизма ККТ, фискальная нагрузка лежит на кассовом чеке, и только на нем. Все дополнительные формы и бланки не имеют юридической силы перед налоговыми органами.
  • Законодательно в РФ не регулируется наличие печатей и штампов для ИП.

    Подтверждение юридических действий индивидуального предпринимателя осуществляется собственноручной подписью документов. А большинство гостиниц в настоящее время как раз и принадлежит ИП.

    В настоящее время закон обязывает компании и индивидуальных предпринимателей, в обязательном порядке использовать контрольно-кассовую технику выдающую онлайн чеки. Крайний срок перехода всех предприятий осуществляющих продажи и оказывающих гостиничные услуги и аренду жилья 1 июля 2018 года.

    Командировочным мы предоставляем отчетные документы за проживание. Гостиничные чеки по форме БО-17 и фискальный кассовый чек (54-ФЗ 2017).

    По материалам сайтов гарант плюс и квитокру

    Командировки во многих фирмах являются неотъемлемой частью деятельности, которая требует специального документального подтверждения и оформления. Сотруднику, который был в командировке, необходимо отчитаться не только о проживании в гостинице, но и о произведенных во время пребывания в другом городе расходах. Он должен предоставить официальные документы от гостиницы за проживание, бланки 3г являются одними из них, однако сейчас они уже не являются обязательными для предъявления.
    Что представляет собой 3г?
    Счет отеля по форме 3г является квитанцией гостиницы за проживание, бланк этот необходим для бухгалтерской отчетности. Заполняется данный документ при оформлении оплаты за забронированный номер и за проживание в нем. Кроме этого, бланки гостиничных чеков заполняются за предоставленные иные платные услуги отеля. На данный момент эта форма отменена, однако, на некоторых предприятиях для отчетности необходимо предоставить именно этот бланк.
    Отчетная форма n 3г, образец заполнения которой представлен в любом отеле, должна содержать определенные реквизиты, в том числе:

    • наименование;
    • дату заполнения;
    • наименование организации, выдавшей бланк;
    • содержание операции затрат;
    • измеритель содержания операции в денежном выражении;
    • наименование и подписи ответственных лиц и т.д.

    Счет формы 3г, скачать бланк которого есть возможность на сайте гостиницы, заполняется обычно в трех экземплярах. Один остается на руках у клиента, второй гостиничный счет за проживание формы 3г сдается для отчетности в бухгалтерии, а третий до выезда клиента хранится в картотеке отеля.
    Счет на оплату за проживание в гостинице и бланк, подтверждающий это, использовались в обязательном порядке до того времени, пока не появилась система взаиморасчетов при помощи кассы.
    Оплата ранее производилась только наличными средствами, при этом документ формы 3г и гостиничный бланк с печатями и подписями руководства отеля являлись единственными подтверждающими затраты документами.
    Сегодня любое предприятие, которое предоставляет платные услуги, использует в обязательном порядке кассовые аппараты.

    Каждая ККМ зарегистрирована в налоговом органе, поэтому проверить чек не составит труда. Такой кассовый чек содержит всю информацию бланка или квитанции об оплате за проживание в гостинице, скачать его есть возможность бесплатно. Поэтому дополнительного подтверждения всех расходов в форме 3г, которая является бланком строгой отчетности, не требуется.

    Чем можно заменить форму 3г?

    Утверждение документооборота в каждой организации регламентируется руководителем и управляющим органом. Руководство вправе решить, что кассового чека из отеля будет недостаточно для отчета за командировочные расходы. Сейчас непонятно, форма 3г действует или нет. Что делать в подобном случае?
    Ответственные лица отеля могут бланк гостиничного чека скачать и подписать типовой договор на оказание конкретных услуг с командировочным сотрудником.
    Подписанный официальный договор и имеющийся чек ККМ могут стать подтверждением оплаты услуг гостиницы. Они будут подтверждением того, что сотрудник компании в конкретный период времени проживал в данном отеле и пользовался его услугами.
    Если нет возможности образец счета гостиницы по форме 3г скачать и составить договор, можно попросить оформить сотрудников гостиничного комплекса документ в свободной форме, подтверждающий все произведенные расходы.
    В большинстве российских гостиниц сегодня выбывающим людям выдается официальный счет и кассовый чек.

    Эти документы, подтверждающие командировочные расходы, соответствуют бланку гостиничного счета по форме 3г, скачать его можно бесплатно. В подобные документы можно включить не только стоимость проживания, но и оплату дополнительных услуг отеля за данный период.
    Кроме этого, при необходимости руководство гостиницы готово предложить проживающим в отеле сотрудникам компаний в дополнение к кассовому чеку и счету за услуги счет-фактуру для строгой бухгалтерской отчетности.

    Метки гостиничные кассовые чеки, Гостиничный счет 3-Г | Закладка на ссылку.

    Здесь вы можете бесплатно скачать гостиничные бланки (бланки гостиниц счет форма 3г, 3-г, 3-гм) в различном оформлении.


    Скачать

    Можно ли гостиницам при оформлении оплаты за проживание использовать только бланк формы 3-г, без чека ККМ, а организациям принимать его в качестве оправдательного документа, подтверждающего расходы?

    Форма 3-г, действительно утверждена и является БСО, но раньше существовал перечень организаций, которые имели право работать без ККМ. В этот перечень входили гостиницы. Теперь их там нет. И на сегодняшний день практически все гостиницы выдают клиенту и чек ККМ и счет по форме 3-г.

    В этой ситуации счет 3-г является просто расшифровкой к чеку ККМ, с подробным описанием предоставленных услуг. Т.е. он потерял свою функцию БСО.

    С другой стороны, формально, он БСО — это, вроде бы никто не отменял. Следовательно, если работник привез только счет 3-г, то вроде бы его можно отнести на расходы. Другое дело, что гостиница не имела права выдавать только 3-г и не выдавать чек ККМ.

    Кстати, суд считает, что для подтверждения расходов сгодится любой документ, который содержит необходимые реквизиты. То есть нужно, чтобы в бумаге были указаны наименование гостиницы, стоимость проживания, стояли подпись и дата (п. 2 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ; п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением правительства от 25 апреля 1997 г. № 490). При этом такой документ необязательно должен быть бланком строгой отчетности.

    Скачать другие бланки на нашем сайте :

    Не нашли то что хотели — используйте карту сайта

    Хотите без проблем получить в бухгалтерии командировочные или сдать отчет об использовании предоставленных средств?

    Вам нужна гостиничная форма 3г. С 2008 года она не является основной, поэтому должна быть дополнена чеками и другими официальными бумагами.

    С того же периода этот документ не может использоваться в местах, где нет контрольно-кассовой техники. Поэтому в экономическом отделе могут потребовать после возвращения не только гостиничную форму 3г, но и чек.

    Что делать, если заранее никто не сообщил о том, какие именно требуется бланки? Избежать проблем с финансированием легко, если своевременно обратиться за помощью к нашим специалистам. Они быстро выпишут бланк формы 3г, подтвердят его чеками, актами.

    Как легко получить гостиничный бланк формы 3г?

    Благодаря тесному сотрудничеству с различными гостиницами, комплект документов может быть выдан с подтверждением или без него. Бланки формы 3г мы доставляем не только по Москве, но и с использованием транспортных компаний в любой регион страны. Поэтому при необходимости услугами может воспользоваться каждый человек.

    Мы сделаем так, чтобы гостиничный бланк форма 3г была заполнена верно. Для этого будут записаны:

    • паспортные данные,
    • адрес по прописке,
    • сведения о гостинице,
    • виды платежей.
    Читайте так же:  Договор между юр лицами обязателен

    Последние могут быть конкретизированы, например, обозначен ранний заезд или поздний выезд, бронь или получение скидки.

    Особенности заполнения формы 3г

    В документе также обозначается, сколько было оплачено наличными, платежной картой и кто получил средства. Поэтому с помощью гостиничного бланка формы 3г легко проверить, насколько сведения являются достоверными.

    Все они заносятся в базу данных. Поэтому при выборе компании, которой доверите оформление всех документов, уделите внимание нашей. Мы сотрудничаем со многими отелями, поэтому при необходимости выдержит любую проверку форма 3г гостиница которую будто предоставила.

    В заключение нужно отметить, что если вы не уверены, какие именно бланки требуются для отчета, позвоните нашим специалистам. Они расскажут о видах документов, которые нужно обязательно предоставить. Вся указанная клиентами информация важна исключительно для заполнения формы 3г для гостиницы.

    Мы никогда не используем сведения для других целей. Практически во всех отелях есть контрольно-кассовые машины, поэтому без проблем будет получен оригинальный чек. Гостиничный бланк формы 3г заполняется быстро и за минимальную плату.

    Правила заполнения формы 3-Г

    22 Сентября 2015

    Специальный бланк для гостиниц – форма 3-Г изначально был предназначен для оформления отчетной формы от командировочных, проживающих в гостинице все время своей командировки. Действовать данный документ начал со времени своего утверждения, которое Министерство Финансов РФ согласовало в конце 1993 года. Но в конце 2008 года вышло постановление Правительства Российской Федерации за № 359, по которому номер данного счета аннулировался. При этом определенным гостиницам до сих пор выгодно оформлять форму за этим номером при расчетах с клиентами.

      после возвращения из командировки предоставление в бухгалтерию своего предприятия только данной формы будет недостаточно.

    Обязательно необходимо сопроводить Форму 3-Г кассовыми чеками, а купить гостиничные чеки можно на сайте (c-hek.ru). При этом в нихдолжны быть зафиксированы все потраченные суммы денежных средств за время проживания.

    форма 3-Г должна быть отпечатана в типографии стандартным способом, а заполнять ее следует четким, понятным почерком с использованием синих чернил. Координаты, номер для связи и название самой гостиницы обычно отштамповываются в верхнем левом углу бланка специально изготовленной для этого печатью.

    необходимо зафиксировать в определенной графе бланка число, месяц и год, когда была произведена оплата. И обязательно нужно отметить индекс района, в котором находится гостиница. Если в гостинице в наличие имеется нумератор, то с его помощью на бланке 3-Г просто отштамповываются все номера бухгалтерских счетов.

    под названием гостиницы необходимо указать её класс и в специально проштампованных строках указать номер корпуса гостиницы и обязательно номер комнаты, где проживал клиент всё командировочное время.

  • в следующей таблице указываются все услуги, которыми успел воспользоваться командировочный, их количество и объем. Прежде всего, это услуга по предварительному бронированию номера. Также обязательно указание посуточного числа нахождения командировочного в гостинице и общая суточная оплата за номер. В услуги входят снабжение комнаты холодильником, телевизором, вентиляционной установкой и т.п. Сюда же входят, при необходимости, услуги прачечной или химчистки. Все потраченные суммы складываются и перемножаются на число дней. Общая сумма указывается отдельной строкой. Рядом полученную сумму, в скобках, расшифровывают прописью. В качестве заверения написанного ставится подпись с расшифровкой.
  • Необходимо отпечатать кассовый чек, при наличии контрольно-кассового аппарата, и приложить к форме 3-Г.

    Работники отчитались за проживание чеком от ИП

    Добрый день.
    Оказание услуг по временному размещению и проживанию, т.е. гостиница, может облагаться ЕНВД.
    В соответствии со п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ, плательщики ЕНВД могут не использовать ККМ при условии выдачи покупателю товарного чека либо другого документа, содержащего 7 обязательных реквизитов, как то:
    наименование документа;
    порядковый номер документа, дату его выдачи;
    наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);
    идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
    наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
    сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
    должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

    Таким образом, если товарный чек оформлен должным образом, вы можете смело принимать эти расходы к учету.

    А найти действует или нет у вас возможности нет? Я вот поинтересовалась.
    Решение Думы города Нижневартовска от 25 октября 2005 г. N 531 (в ред. решения Думы города Нижневартовска от 26.10.2007 N 271)
    Перечень видов предпринимательской деятельности, в отношении которых на территории городского округа — город Нижневартовск введена система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход:
    12) оказание услуг по временному размещению и проживанию организациями и предпринимателями, использующими в каждом объекте предоставления данных услуг общую площадь помещений для временного размещения и проживания не более 500 квадратных метров.

    А вот пытаться выдать товарный чек за БСО это конечно разумно.
    Да и не обязан налогоплательщик интересоваться системой налогообложения контрагента, дали товарный чек, оформлен в соответствии с 54-ФЗ, все проблемы кончились, к учету принимать можно.

    Позволю себе вмешаться в дискуссию.

    В этом случае у ИП, вообще, нет обязанности выдавать ни кассовый чек, ни БСО.

    А вот, самый маловероятный вариант, который сложно представить, учитывая, что автор вопроса указала в профиле город Нижневартовск (скорее всего и организация расположена в Нижневартовске), что сотрудники направились в город Нижневартовск, да ещё и заселились в гостиницу.

    По сути же вопроса предложу Вам письмо Минфина РФ с изложением его подхода к оформлению документов на проживание. Не смотрите, что там речь об оплате картой. Смысл в том, что документ, подтверждающий проживание, должен содержать все реквизиты БСО.

    Цитата: Вопрос: Командированный работник организации оплатил услуги гостиницы кредитной картой. Гостиница выдала работнику справку об оплате, где были указаны: номер трансакции, сумма и дата платежа, владелец карты, тип карты и последние четыре цифры ее номера. Также банк выдал работнику выписку со счета кредитной карты. Достаточно ли этих документов для подтверждения произведенных расходов в целях налога на прибыль?

    Ответ:
    МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ПИСЬМО
    от 16 октября 2009 г. N 03-03-06/1/666

    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов по оплате проживания командированного сотрудника в гостинице, если такая оплата была осуществлена платежной картой, и сообщает следующее.
    В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
    Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
    Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
    Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее — Положение), установлен порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.
    На бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения).
    Положением установлен перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать в себе указанные документы (п. 3 Положения), а также иные требования к ним.
    Таким образом, документ, подтверждающий оплату за проживание в гостинице, осуществленную с помощью платежной карты, оформленный с нарушениями требований Положения, не подтверждает расходы в целях налогообложения прибыли.

    Читайте так же:  Лицензия на защищенные бланки

    Заместитель директора
    Департамента налоговой
    и таможенно-тарифной политики
    С.В.РАЗГУЛИН
    16.10.2009

    Отчетные документы за проживание в гостинице

    После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

    Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

    Законодательное регулирование

    В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

    Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

    Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

    Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

    Где сотрудник может проживать

    Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

    • гостиницу, отель;
    • служебную квартиру;
    • арендованную квартиру;
    • жилые помещения у родственников.

    В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

    Какие документы сотрудник должен предоставить

    Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

    • счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
    • договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
    • в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

    Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

    Подтверждение об оплате счета за проживание

    Расходы по проживанию подтверждаются отчетными документами, которые выдают в месте временного проживания, к примеру, в отелях, хостелах и гостиницах.

    При отсутствии чека ККМ — БСО, ранее применявшегося гостиницами N 3-Г «Счет» запрещено использовать в России еще с 2008 года (пункт 2 Постановления Правительства № 359 от 06 мая 2008 года).

    Важно. Если Вам предоставляют отчетный документ для подтверждения проживания в гостинице без наличия Чека ККТ, то он ни в коем случае не должен быть данной формы, и в нем должны присутствовать обязательные реквизиты.

    Справочно. С 1 июля 2018 года абсолютно все юрлица и ИП обязаны перейти на онлайн-кассы.

    Гостиницы имеют право использовать разработанный самостоятельно отчетный документ (БСО), который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    · Серия и номер (обязательно шестизначный)

    · Наименование юрлица (Фамилия ИО ИП)

    · Расшифровка услуги (например, проживание в гостинице)

    · Цена и стоимость в рублях

    · Дата составления документа и оплаты

    · Должность и ФИО лица, выдавшего отчетный документ и печать

    · Прочие реквизиты на усмотрение юрлица (или ИП)

    Отчетные документы за проживание в гостинице — плательщике НДС:

    1. Счет-фактура установленного образца, выставленный на организацию (ИП) или физическое лицо

    2. Акт на оказание услуг (выставленный на организацию (ИП) или физическое лицо) или иной подтверждающий проживание документ, содержащий следующие необходимые реквизиты:

    · Серия и номер (обязательно шестизначный)

    · Наименование юрлица (Фамилия ИО ИП)

    · Расшифровка услуги (например, проживание в гостинице)

    · Цена и стоимость в рублях

    · Дата составления документа и оплаты

    · Должность и ФИО лица, выдавшего отчетный документ и печать

    · Прочие реквизиты на усмотрение юрлица (или ИП)

    3. Чек ККМ на оплату услуг

    Отчетные документы за проживание в гостинице — которая не является плательщиком НДС:

    1. Акт на оказание услуг (выставленный на организацию (ИП) или физическое лицо) или иной подтверждающий проживание документ содержащий следующие необходимые реквизиты:

    · Серия и номер (обязательно шестизначный)

    · Наименование юрлица (Фамилия ИО ИП)

    · Расшифровка услуги (например, проживание в гостинице)

    · Цена и стоимость в рублях

    · Дата составления документа и оплаты

    · Должность и ФИО лица, выдавшего отчетный документ и печать

    · Прочие реквизиты на усмотрение юрлица (или ИП)

    2. Чек ККТ на оплату услуг

    3. БСО (бланк строгой отчетности), содержащий вышеназванные реквизиты.

    Обратите внимание, по документам, не соответствующим законодательству, расходы на проживание не принимаются в целях налогообложения прибыли. Поэтому, объясняйте подотчетным лицам, чтобы при бронировании номеров, они предварительно узнавали – предоставит ли Вам гостиница необходимые отчетные подтверждающие документы на проживание, если нет – пусть ищут другую.

    Если вам понравилась статья — поделитесь!

    Airbnb оплата за проживание

    Если бронирование подтверждено, с вас берется 100% сумма за проживание и услуги. В России оплатить можно банковской картой или PayPal. Долгосрочное бронирование (свыше 28 дней) оплачивается частями.

    Чтобы избежать конвертации через сайт airbnb, оплачивайте проживание в валюте хозяина. Сделать это можно на финальной стадии бронирования на странице «Платеж». В поле «Страна» выберите страну хозяина (или любую другую с той же валютой), и вам будет показана сумма к оплате без внутренней конвертации airbnb. Чаще всего валюта хозяина евро или доллары. Выгоднее всего платить с карты с такой же валютой, но если у вас только рублевые карты, курс банка все равно будет выгоднее. Все это имеет смысл при значительной сумме платежа, проще всего ничего не менять и оплачивать проживание в рублях, как по умолчанию и предлагает airbnb.

    После оплаты на ваш e-mail приходит подтверждение с деталями бронирования: адресом жилья, телефоном и e-mail хозяина. Это письмо надо распечатать и взять с собой. Помимо подтверждения бронирования, airbnb высылает электронную квитанцию об оплате.

    Данные об оплате airbnb

    Хозяин получает деньги через 24 часа после заезда гостя, поэтому, если что-то пошло не так во время заселения, сразу же звоните или пишите в Центр Помощи airbnb, пока деньги не переведены!

    Компенсация или возврат денег. Вескими факторами для компенсации или возврата денег является не соответствие жилья описанному на сайте (нет указанной мебели или удобств, не убрано, небезопасно). Все это надо фотографировать и обосновывать. Причиной возврата денег также может быть отмена брони хозяином, в этом случае применяется стандартная процедура.

    По всем вопросам с бронированием и оплатой обращайтесь в группу airbnb ВКонтакте «Airbnb Помощник» с указанием номера бронирования и описанием проблемы.

    Зарегистрируйтесь на airbnb по моему приглашению и получите скидку $28 на первое бронирование.