Приказ о сдаче отчетов в бухгалтерию

Содержание:

Добиться сдачи первичных документов в бухгалтерию поможет специальный приказ

Сбор первичных документов — непростое дело для главбуха. Особенно в конце года. Добиться, чтобы с первичкой было все в порядке, поможет особый приказ.

Первичные документы в бухгалтерию попадают из всех подразделений компании. Чтобы бумаги отдавали вовремя, организация обычно разрабатывает график документооборота. Но даже если этот регламент утвержден, сроки соблюдают далеко не все службы. В конце года в режиме аврала собрать первичку непросто. Поможет в этом специальный приказ директора (см. образец).

В первую очередь в документе надо перечислить первичные документы, которую работники не представили в срок, установленный графиком. А также установить крайний срок, когда надо передать бумаги. В приказе можно перечислить меры, которые будут применяться к нарушителям сроков, — выговор или снижение части премии. С приказом надо ознакомить руководителей подразделений. А они сообщат о новом порядке сотрудникам.

Директор может отказаться издавать приказ. Чтобы его убедить, можно использовать такой аргумент. Из-за позднего получения первички бухгалтерии приходится корректировать уже сданную отчетность. Это может привести к доплате налога с пенями и штрафам. То есть компания теряет деньги.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/[email protected] .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет е ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци и п. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени е п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.
Читайте так же:  Сдача отчетность за 1 квартал 2018

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк и п. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Как составить приказ о назначении главного бухгалтера ответственным за ведение и предоставление отчетности?

эммуля (автор вопроса) 0 баллов
2 декабря 2015 в 04:45

Доброе утро
как составить приказ о назначение главного бухгалтера ответственным за ведение и предоставление налоговой и другой отчетности

МНВ1, добрый вечер.

Можете например так:

На фирменном бланке:
«01» января 2017 г. Приказ № 1
О возложении функций на главного бухгалтера

В целях своевременной сдачи отчетности в ИМНС, ПФР, ФСС и др.

Приказываю:
1.Возложить на главного бухгалтера Иванову М.И. ответственность по своевременной сдаче отчетности по налогам и взносам, в соответствии с требованиями законодательства РФ по налогам и сборам.
2. Главному бухгалтеру предоставить план сдачи отчетности.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приказ о назначении главного бухгалтера: образец

Пример приказа о приеме работника на работу (форма № Т-1)

В общем случае ведение бухгалтерского учета в организации возлагается на главного бухгалтера (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Принятие главного бухгалтера на работу в целом ничем не отличается от приема любого другого сотрудника. На основании заключенного трудового договора с работником работодатель должен оформить приказ (распоряжение) (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Пример приказа о назначении на должность главного бухгалтера приведем в нашей консультации.

Составляем приказ о приеме главбуха

Обязательной к применению формы приказа о приеме работника, в т.ч. главного бухгалтера, нет. Поэтому работодатель составляет такой приказ в произвольной форме. За основу можно взять унифицированную форму № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

При составлении приказа о приеме на работу надо помнить, что содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Это не означает, что в приказе должны быть указаны все условия трудового договора. Но разночтений между условиями трудового договора и приказа быть не должно. Ведь именно трудовой договор с работником является первичным, а приказ лишь подтверждает заключенное соглашение и достигнутые договоренности сторон. Это означает, например, что если в трудовом договоре нет указания на испытательный срок работника, включение такого положения в приказ о назначении работника не будет иметь для сторон юридических последствий.

В приказе о приеме на работу могут отражаться иные согласованные условия, определенные трудовым договором. К примеру, является ли работа для главбуха основной или он принимается в порядке совместительства, заключается ли срочный трудовой договор или это договор на неопределенный срок.

Также в приказе указываются место работы (например, конкретное структурное подразделение или филиал организации), должность работника, дата начала работы, величина оклада и иные условия.

От лица работодателя приказ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

Приведем пример приказа о приеме на работу главного бухгалтера, оформленный на бланке формы № Т-1.

Как оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на уже действующего сотрудника, мы рассказывали здесь.

Знакомим главбуха с приказом и выдаем копию

Главный бухгалтер должен быть ознакомлен с приказом о его приеме под роспись в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы.

Если работник потребует, ему нужно будет выдать копию надлежаще заверенного приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Приказ о назначении главного бухгалтера

Стандартной унифицированной формы приказа о назначении главного бухгалтера нет. Каждая организация вправе самостоятельно разработать соответствующий бланк, либо при необходимости составлять данный приказ в свободной форме. В любом подобном приказе должны учитываться некоторые обязательные моменты, в том числе срок сдачи-приема бухгалтерской документации и рабочих дел, решение о назначении главного бухгалтера на временной или постоянной основе, а также состав комиссионного надзорного совета, если таковой был сформирован.

Кто заполняет приказ о назначении главного бухгалтера

Внесением основных сведений в данный документ занимается специалист кадрового отдела. После того, как бланк будет должным образом оформлен, он передается на подпись директору предприятия. Если штатным расписанием в организации не предусмотрена должность кадровика, то заполнить приказ о назначении главного бухгалтера может и сам директор предприятия.

Читайте так же:  Несостоятельность банкротство регионов

Особенности назначения главного бухгалтера

При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет). В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время.

Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.

Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:

  • документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
  • учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
  • книги покупок и продаж;
  • журнал регистрации ценных бумаг;
  • журнал регистрации доверенностей;
  • журнал регистрации счетов-фактур;
  • наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
  • прочие документы.

По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.

Инструкция по заполнению приказа о назначении главного бухгалтера

Первое, что нужно указать в данном документе – дату формирования приказа и его номер по внутреннему документообороту. Дата создания приказа и будет считаться датой вступления нового главного бухгалтера в должность, если иное не будет указано в приказе отдельным пунктом.

Затем следует вписать фамилию, имя и отчество (без сокращений) лица, которое назначается главным бухгалтером. Чуть ниже нужно прописать на какой основе принимается сотрудник: временной или постоянной.

Вторая часть приказа включает в себя сведения о сотруднике, который передает дела будущему главному бухгалтеру. Его фамилию, имя, отчество нужно указать также без сокращений. Затем вписывается срок передачи дел (как правило, это две недели или десять рабочих дней). Чаще всего срок передачи дел определяется в зависимости от того, когда написал заявление на увольнение предыдущий главбух.

Далее нужно подробно описать состав передаточной комиссии. Эти лица осуществляют контроль за передачей-приемом финансовых дел. Для исключения разночтений к данному приказу рекомендуется прикреплять приложение о регламенте работы созданной надзорной комиссии.

Иногда помимо внутренних сотрудников предприятия к приему-передаче бухгалтерских дел привлекают представителей других организаций или внешних аудиторов. Если было принято именно такое решение, то это также следует указать в данном документе. При передаче дел под контролем аудитора, составляется акт о состоянии учета и отчетности на предприятии на момент приема нового главного бухгалтера, после чего регистрируется смена подписи главного бухгалтера.

В завершение приказ следует передать на подпись руководителю организации. Как только приказ будет подписан, он вступает в законную силу.

Следует отметить, что по закону РФ главный бухгалтер не обязан быть лицом материально-ответственным.

Однако в том случае, если заключенный при приеме на работу трудовой договор подразумевает финансовую ответственность главного бухгалтера, при передаче дел от бывшего бухгалтера новому обязательно должен быть приложен акт об инвентаризации.

Как составить приказ о назначении ответственных лиц

Для того, чтобы наладить успешную работу компании и установить чёткий порядок при решении организационных вопросов, важно разграничить зоны ответственности сотрудников, соблюдая при этом действующее законодательство. Ответственные работники назначаются в самых разных сферах деятельности организации. Оформляется такое назначение распоряжением руководителя — приказом. Приведём образцы и опишем основные правила составления таких документов.

В каких сферах деятельности организации назначаются ответственные

Самым распространённым видом ответственности считается материальная, при этом назначается сотрудник или группа сотрудников, которые лично отвечают за ценные вещи, деньги и имущество компании.

Важно, что отвечать за имущество и ценности организации работник может только на основании письменного договора о полной материальной ответственности. Сотрудник должен согласиться взять на себя такую обязанность, поэтому одного лишь приказа недостаточно для возложения материальной ответственности. Матответственность отдельных работников (заместителя руководителя, главного бухгалтера) согласно ст. 243 ТК РФ может быть прописана непосредственно в трудовом договоре. При включении условий о такой ответственности в письменный договор с работником издавать дополнительно распоряжение необязательно, но работодатель может это сделать, если подкрепление договора распоряжением удобно ему при ведении документооборота.

Матответственность далеко не единственный случай, когда руководитель издаёт приказ о назначении ответственного лица. На конкретных работников возлагается также ответственность за:

  • охрану труда и соблюдение техники безопасности (к контролю допускается только работник, который прошёл обучение по ТБ, сдал экзамен и получил необходимое удостоверение, а также имеет необходимую группу допуска по электробезопасности);
  • противопожарную безопасность;
  • использование источников повышенной опасности;
  • ведение кадрового делопроизводства;
  • учёт рабочего времени;
  • повышение квалификации и переобучение сотрудников;
  • оборот особо ценных вещей;
  • оборот валюты и ценных бумаг;
  • и так далее.

Виды ответственности, возлагаемой на работников распоряжениями руководства, зависят от специфики деятельности конкретного предприятия.

Форма приказа о назначении ответственного лица и правила заполнения

Приказ о назначении ответственного лица не имеет официально установленной формы. Он составляется произвольно, но с соблюдением правил, применяемых ко всем первичным документам. Эти правила установлены Законом от 06.12.2011 06.12.2011 N 402-ФЗ . Бланк должен содержать:

  • наименование организации, основные сведения о ней, город расположения;
  • дату и номер документа;
  • ФИО генерального директора или лица, уполномоченного издавать распоряжения;
  • преамбулу, где указывается краткая цель издания распоряжения и содержится ссылка на правовую норму, на основании которой оно издано (например, ссылка на ТК РФ);
  • суть распоряжения;
  • подпись руководителя;
  • подписи работников, в отношении которых составлен приказ, подтверждающие их ознакомление с документом.

Подписывает бланк руководитель организации — генеральный директор.

Образец приказа о назначении материально ответственного лица

Приведём пример приказа о назначении ответственного лица в сфере контроля материальных ценностей. Список должностей, с работниками которых можно заключать письменные договоры о полной индивидуальной матответственности за недостачу вверенного имущества, приведён в Приложении N 1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 N 85 . Без договора о полной материальной ответственности или включения условия о матответственности в трудовой договор распоряжение не имеет юридической силы. Шаблон такого документа может выглядеть следующим образом (скачать образец можно ниже):

Заполненный документ выглядит так:

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Одним распоряжением руководитель может возложить ответственность за хранение материальных ценностей сразу на группу лиц. Важно, что согласно ст. 245 ТК РФ, без письменного договора о полной коллективной материальной ответственности, который заключается между работодателем и всеми членами бригады, документ не может иметь юридической силы. Приведём пример:

Читайте так же:  Купила в интернете некачественный товар

Для назначения ответственных при ведении делопроизводства (например, за ведение учёта рабочего времени) может быть издан документ, также затрагивающий сразу группу лиц. Назначения, не касающиеся матответственности, дополнительных соглашений с работниками не предусматривают. Пример такого распоряжения:

Как приучить сотрудников вовремя приносить первичку в бухгалтерию

Иногда бухгалтер тратит больше времени и сил не на подготовку и сдачу отчета, а на сбор недостающей первички от контрагентов. А все оттого, что сотрудники компании забывают занести нужные бумаги вовремя. Советами о том, как решить проблему с задержкой документов и убедить сотрудников сдавать первичку в срок, делится Елена Волкова, бухгалтер ООО «Эвион».

Сформируйте четкий регламент документооборота

Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса: а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи документов? Ведь если нет правил, то и нельзя требовать их исполнения.

Контролировать своевременность сдачи первички поможет регламент документооборота. В нем пропишите механизм движения документов внутри компании и сроки, в которые каждая бумага должна быть доставлена в бухгалтерию. Также важно назначить ответственных за это сотрудников и расписать, как они будут передавать документы.

Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать. Но усилия в итоге окупятся, и опоздавших бумаг будет меньше. Постарайтесь сделать документ максимально простым для понимания. Хорошо, если распределение функций и ответственности будет понятно каждому сотруднику. Ведь только тогда работники смогут следовать инструкциям.

А чтобы сотрудники не забывали, что регламент следует соблюдать, закрепите эту обязанность в их должностных инструкциях. К тому же в этом случае нарушителя сроков можно будет привлечь к ответственности.

Готовый регламент директор утвердит своим приказом. А перед этим его лучше согласовать с руководителями тех подразделений, которые участвуют в обмене документами. Советы коллег помогут учесть в инструкциях дополнительные важные детали.

Бумаги теряются, а сотрудник уверяет, что документы он в бухгалтерию отдавал? Если передачу первички контролировать, то такие споры останутся в прошлом. Поэтому лучше фиксировать, что бухгалтерия получила бумаги от сотрудников других отделов. Делать это можно в соответствующем журнале. Другой вариант – снимать копию с документа и на ней делать пометку о получении.

Постарайтесь наладить отношения с другими отделами

Перед разработкой регламента поговорите с начальниками тех отделов, сотрудники которых задерживают первичку. Постарайтесь понять, из-за чего происходят сбои в документообороте.

Одно дело, если причина задержки в том, что сотрудники просто легкомысленно относятся к документам. Тогда попробуйте преодолеть разницу в профессиональных интересах. Объясните коллегам, что своевременное представление бумаг не прихоть бухгалтерии. А у задержки документов есть свои последствия: штрафы, пени и дополнительные вопросы налоговиков.

Но иногда наладить работу с документами не получается из-за того, что сотрудники просто не успевают вовремя отдавать первичку. К примеру, задержать документ может сам контрагент. Или работники слишком загружены. В первом случае решать проблему нужно с поставщиком и с ним обсудить вопрос обмена документами. Как правило, ускорить поступление бумаг помогает неформальный разговор с бухгалтерией контрагента и призыв к профессиональной солидарности. К тому же порядок обмена документами можно закрепить в договоре. Причина задержки бумаг в плотном рабочем графике коллеги? Согласуйте с ним приемлемое время представления документов. Лучше пойти на компромисс и немного удлинить срок сдачи, чтобы он стал комфортным для работника. Когда заранее понятно, что сотрудник не успеет уложиться в установленный период, толку от таких правил будет мало.

Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой

Еще один способ, который поможет дисциплинировать сотрудников, вечно опаздывающих с первичкой, это наказание рублем. Решать вопрос о необходимости материальной ответственности за бумаги нужно с руководством.

Компания не вправе наказать сотрудника за задержку первички штрафом. Такое дисциплинарное взыскание с точки зрения Трудового кодекса будет незаконным. В отношении провинившегося работодатель может использовать только три вида взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение. Кстати, об этом Роструд еще раз напомнил в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 .

Приучить сотрудников к дисциплине помогут специальные пункты в Положении о премировании. Компания может предусмотреть в документе снижение или даже невыплату премии за нарушение сроков сдачи документов.

Директор решил сделать нарушителю выговор или замечание? Тогда оформите служебную записку, а с сотрудника возьмите объяснительную. На основании этих бумаг руководитель составит приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Если сотрудник из-за проблем с первичкой не получил премию, можно оформить служебную записку на имя директора. Требовать объяснительную и составлять приказ не нужно. Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

Памятки помогут сотрудникам проверить, верно ли контрагент оформил документы

Валерия Большакова, бухгалтер «Капкан»:

– Иногда первичка поздно попадает в бухгалтерию из-за того, что контрагент выписывает документ с ошибками. Тогда бумагу приходится возвращать бухгалтеру поставщика, чтобы ее исправили. Бывает, что ошибку не получается исправить с первого раза и первичка мигрирует из одной бухгалтерии в другую не один раз. Тогда вероятность потерять бумаги или получить их позже нужного срока возрастет.

Тут помогут памятки для сотрудников с образцами правильно заполненных документов. Ведь когда коллеги будут знать, как должны быть оформлены акт, накладная и счет-фактура, они смогут проверить их сразу при получении. И если в документе недочет, оперативно исправить его в бухгалтерии поставщика. Чтобы памятки работали эффективно, не нагружайте их сложными терминами и формулировками, понятными лишь специалистам в бухучете. Лучше снабдите сотрудников наглядными образцами документов с краткими пояснениями.

Заручитесь поддержкой директора

Валерия Молчанова, бухгалтер ООО «ТехноГоризонт»:

– Решить проблему с первичкой проще, когда директор компании берет ситуацию под свой личный контроль. Если в вашей компании вопрос с документами стоит особенно остро, то экстренной мерой помощи станут регулярные отчетные совещания. На встречах с руководством ответственные сотрудники будут докладывать о положении дел с первичкой.

Такие мероприятия помогут дисциплинировать работников и приучат их бережнее относиться к бумагам. Генеральный директор в зависших документах ничего страшного не видит? Тогда попытайтесь объяснить ему, к каким последствиям это приводит.

Например, из-за потери закрывающих документов от поставщика компания может переплатить налог на прибыль и НДС. К тому же из-за опоздавших документов часто приходится подавать уточненки. Как правило, в них компания сумму налога к уплате уменьшает. А на такие отчеты инспекторы обращают пристальное внимание и запрашивают по ним пояснения.