Приказ о контроле сотрудников на рабочем месте

Содержание:

Форма Т-116. Приказ о соблюдении трудовой дисциплины

Приказ о соблюдении трудовой дисциплины – это кадровый документ, с помощью которого работодатель обеспечивает поддержание утвержденного в организации распорядка труда. Такое распоряжение составляется для того, чтобы обеспечить контроль за сотрудниками предприятия и предупредить потенциальных нарушителей о возможных мерах ответственности при неподчинении ограничениям рабочей дисциплины.

Правовая регламентация

В каждой организации устанавливаются специальные правила, которые регламентируют:

  • время прихода/ухода сотрудников;
  • охрану производства;
  • правила этики;
  • порядок приема на работу;
  • процедуру увольнения;
  • правила о премировании и взыскании.

Эти нормы составляют правила внутреннего распорядка трудового коллектива, которые должны выполнять как работники, так и работодатели. Согласно ст. 21 ТК РФ при поступлении на работу служащие должны соблюдать:

  • правила трудовой дисциплины, установленной на предприятии;
  • внутренний организационный порядок;
  • нормы безопасности и охраны труда.

Для того чтобы обеспечить соблюдение работником всех производственных регламентов, необходимо документально закрепить все правила трудового процесса. В соответствии со ст. 189 ТК РФ такие обязательства должны оформляться в виде:

  • локального нормативного акта;
  • положения;
  • устава.

Разработку локального акта о правилах поведения работников осуществляет кадровая служба. Положение/устав о дисциплине труда утверждается руководством предприятия и закрепляет:

  • общие обязательства работника и работодателя;
  • виды поощрительных мер, которые может применять руководство к работнику;
  • подробное описание дисциплинарных наказаний за проступки работника.

Поскольку такой локальный акт не всегда содержит подробные сведения о правилах оформления конкретных проступков работника, работодателю необходимо принимать уточняющие распоряжения.

Одним из документов, который устанавливает конкретные обязательства работников, является приказ о соблюдении трудовой дисциплины. Данным распоряжением работодатель может:

  • установить четкие условия командирования руководящих работников (например, наличие вызова или приглашения);
  • определить, какие действия могут считаться проступком (например, поездка в командировку без согласования с отделом кадров);
  • указать на сроки, в которые нужно уведомить руководство о графике отпусков и т.д.

Содержание документа

Законодательство РФ не закрепляет существенные условия приказа о соблюдении трудовой дисциплины. Поэтому работодатель составляет бланк такого распоряжения по собственному усмотрению.

Исходя из обычаев кадрового делопроизводства можно выделить необходимые элементы документа:

  • полное наименование («Распоряжение об утверждении трудовой дисциплины», «Приказ об усилении контроля за временем прихода/ухода сотрудников»);
  • номер, дата и город составления;
  • причины вынесения (например, «В связи с участившимися случаями злоупотреблений со стороны работников», «С целью пресечения случаев самовольного отсутствия на рабочем месте» и т.п.);
  • указание на вводимые меры (утверждение журнала прихода/ухода сотрудников, создание комиссионных проверок работы отдела и прочее);

  • ФИО, должность ответственного за исполнение приказа лица;
  • ФИО, должность подписанта.
  • В форме приложением к приказу можно составить образцы заявлений, регистрационных листов, журналов и иных документов, которые позволят укрепить соблюдение трудовой дисциплины.
    Подписывает приказ руководитель организации. Если у его заместителей или начальника отдела кадров есть полномочия на проставление росписи в кадровых документах, распоряжение может быть завизировано такими сотрудниками.

    Всех ответственных за выполнение документа лиц нужно ознакомить с его содержанием под роспись. Если распоряжение устанавливает обязательства в отношении конкретного сотрудника, в тексте необходимо прописать должность и ФИО такого работника.

    Приказ не будет иметь юридического значения до ознакомления с ним всех упомянутых в нем членов трудового коллектива.

    Одной из самых распространенных является ошибка в понимании сути приказа о соблюдении трудовой дисциплины. Зачастую под этим распоряжением выносят поощрения за соблюдение работником установленных правил труда. Однако этот документ не имеет отношения к премированию.

    При разного рода поощрениях работодатель составляет приказ о выдаче какого-либо подарка или ценности сотруднику (поводом может быть и соблюдение установленной в организации дисциплины). В таком случае документ целесообразно назвать не «Приказ о соблюдении трудовой дисциплины», а «Приказ о премировании», а в качестве основания указать выполнение правил трудового распорядка.

    Приказом о соблюдении трудовой дисциплины нельзя ущемлять права работников. Например, незаконно вводить запреты на выходные дни или ставить отпуск в зависимость от каких-либо условий. Распоряжением возможно лишь скорректировать:

    • перечень необходимой для подтверждения какого-либо факта документации;
    • сроки уведомления работодателя об имеющих значение событиях;
    • процедуру контроля над работником.

    В остальных случаях на приказ работодателя можно пожаловаться в Трудовую инспекцию или суд.

    Кадровая документация предприятия подлежит обязательному хранению в течение всего периода работы. Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. документы о порядке предоставления отпусков, дежурств, командировок, равно как и о поощрениях и наказаниях сотрудников, должны находиться в организации в течение 75 лет.

    Распоряжение, которое вводит корректировки в трудовую дисциплину, содержит дополнительную информацию о правах и обязанностях работников. Оно является юридическим основанием для премирования или увольнения, следовательно, относится к документам по личному составу и должно сохраняться в течение 75 лет. Если компания закрывается до указанного срока, все кадровые бумаги передаются государственные архивы.

    Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

    В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

    Однако,это больше относится к табелю.

    Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

    Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

    Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

    На практике встречаются три случая:

    • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
    • руководитель конкретного отдела;
    • сотрудник из отдела кадров.

    К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

    Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

    Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

    В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

    Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

    Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

    Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

    Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

    Правила ведения журнала графика работы

    Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

    Как оформить журнал графика работы?

    Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

    Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

    Журнал учета рабочего времени — образец

    Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

    Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

    Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

    Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

    На современном этапе развития рыночных отношений важнейший ресурс предприятия – рабочее время сотрудника, правильная организация которого может явиться ключевым компонентом, способным повлиять на конкурентоспособность компании.

    Социологические исследования показали, что опоздания, многочисленные перекуры, преждевременное окончание рабочего дня забирают около 10 % времени и, следовательно, отрицательно влияют на доходы предприятия. Рациональное распределение рабочего времени способно обеспечить высокую эффективность труда.

    Рабочее время сотрудника: что говорит закон?

    В российском трудовом законодательстве дается определение: «рабочее время сотрудника – это временной промежуток, который член коллектива посвящает тому, что исполняет профессиональные обязанности». Кроме этого, в разделе 4 ТК РФ определены и другие трудовые периоды.

    Лучшая статья месяца

    Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

    Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

    Периоды, считающиеся рабочими благодаря функциональному назначению, определены в следующих статьях Трудового кодекса:

    • в статьях 258 и 264 части 4 (перерыв, необходимый для кормления ребенка);
    • в статье 157 (время, потраченное на «простой»);
    • в статье 108 части 3 (время, предназначенное для обеденного перерыва и приема пищи);
    • в статье 109 части 2 (время, необходимое для специального перерыва, связанного с обогревом и отдыхом).

    Время, которое человек проводит в командировке, отдыхает между сменами (вахтами), также приравнивается к рабочему времени сотрудника.

    Правовое регулирование определяется как «установление протяженности рабочего времени, перечня работ и способов учета и контроля в нормативно-правовых актах».

    Трудовое законодательство определяет максимальную протяженность, т. е. предельную меру труда (40 часов). Это значит, что стороны трудового процесса не имеют права выходить за эти временные рамки. Однако есть случаи, описанные в трудовом законодательстве, когда это допустимо.

    Нормы рабочего времени могут содержаться в законах и актах. К этим актам относятся:

    1. Положение, утвержденное Приказом МПС РФ от 05.03.2004 № 7. В нем указывается специфика труда сотрудников, связанных с осуществлением работ по движению поездов.
    2. Положение, утвержденное Постановлением Министерства труда РФ от 05.03.2004 № 7. Данное Положение регламентирует учет рабочего времени сотрудников, задействованных в работе профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований в качестве спасателей.
    3. Положение, утвержденное Приказом Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15. В Положении указана специфика труда шоферов.
        • Создание эффективной команды: 7 шагов к стабильным продажам в кризис
    Читайте так же:  Договор на оказание услуг по перевозке с физическим лицом

    «Рабочее время» и «режим рабочего времени»

    Рабочее время сотрудника – это временная протяженность (40 ч., 36 ч. и т. д.), предназначенная для выполнения функциональных обязанностей.

    Режим рабочего времени – это его распределение в четко определенном календарном периоде.

    Можно отметить несколько видов рабочего времени: нормальное, сокращенное и неполное.

    Нормальной считается недельная нагрузка, равная сорока рабочим часам. Эта норма едина для всех трудоспособных и работающих людей Российской Федерации.

    Рассчитать рабочее время сотрудника поможет «Порядок исчисления нормы рабочего времени», который утвержден Министерством здравсоцразвития РФ. Он поспособствует в расчетах времени по календарным периодам (месяц, квартал и т. д.), учитывая ту продолжительность, которая установлена на неделю. С целью упрощения расчета рабочего времени ежегодно издаются производственные календари, но количество часов лучше проверять, т. к. могут закрасться счетные ошибки.

    1. Сокращенное рабочее время сотрудника.

    Сокращенным называется то рабочее время, которое имеет меньшую временную продолжительность, чем установлено законом, но оплачивается 100-процентно. Исключение в данном случае составляют работники, не достигшие 18-летнего возраста (производственная норма должна быть сокращена изначально).

    Сокращенное рабочее время соответствует определенным категориям работников:

    • 24 ч/нед. могут работать лица, не достигшие 16 лет;
    • до 35 ч/нед. – лица в возрасте от 16 до 18 лет (если дело касается студентов или учащихся, задействованных на дневной форме обучения в ВУЗах, техникумах или ПТУ и желающих подработать в свободное время, то их рабочее время должно составлять не более 50 % от нормы: до 16 лет – максимум 12 ч/нед., а 16-18-летних – до 17,5 часов.);
    • до 35 ч/нед. – сотрудники, имеющие I или II группы инвалидности;
    • до 36 ч/нед. – время, принятое для сотрудников предприятий с вредными условиями производства (3–4 степени);
    • 24 или 36 ч/нед. – время, установленное для сотрудников, задействованных в работе с химическим оружием (время зависит от характера работы, согласно Федеральному закону от 7.11.2000 г. № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием»);
    • до 36 ч/нед., согласно Закону «Об образовании» от 10.07.92 г. № 3266-1, должны быть заняты педагоги;
    • до 39 ч/нед. – рабочее время сотрудника медицинского учреждения, согласно ТК РФ ст. 350;
    • 36 ч/нед. – рабочее время для женщин, которые заключают трудовой договор на работу в условиях Крайнего Севера или приравненных к ним, согласно статье 320 ТК РФ;
    • продолжительность рабочего времени может быть определена списком должностей и профессий (утвержден Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 г. № 298/П-22). В этот список включены категории сотрудников (рабочие и ИТР), задействованные на вредном производстве (литейном или деревообрабатывающем), на предприятиях машиностроения и имеющие право на сокращенное рабочее время и дополнительный отпуск.
    1. Неполное рабочее время сотрудника.

    Данный вид рабочего времени устанавливает работодатель. Он имеет право это сделать, если условие о неполном рабочем времени указано в трудовом договоре и оговорено во время приема на работу. Также он может установить неполное рабочее время для сотрудника, уже работающего у него.

    Кроме этого, работодатель обязан установить для сотрудника неполное рабочее время, если тот обратился к нему с данной просьбой и заинтересован в этом. Например, по просьбе беременной сотрудницы или работника, который заботится о больном члене семьи (при наличии медицинского заключения). С подобной просьбой могут обратиться родители детей до 14 лет (один из родителей).

    Также при изменении условий труда работодатель вправе сократить рабочее время сотрудника во избежание массового увольнения.

    Организация рабочего времени сотрудников: режимы труда и отдыха

    Грамотно организованное чередование труда и отдыха – залог высокой работоспособности и здоровья сотрудников.

    Работоспособность – это способность человеческого организма выносить нагрузки, неизбежные при выполнении производственных функций в течение рабочего дня. На работоспособность влияет следующее:

    • количество и длительность нагрузки;
    • условия работы;
    • организация производственного процесса;
    • возраст и квалификация сотрудника;
    • организация режима труда и отдыха.

    Работоспособность человека меняется в течение трудового дня, в котором можно наблюдать такие периоды:

    • 1-я половина дня (до обеденного перерыва) – это период, когда происходит вовлечение в производственный процесс с последующей устойчивой работоспособностью. Его сменяет период, характеризующийся появлением и ростом усталости;
    • послеобеденный период – это период, когда немного сниженная работоспособность быстро повышается;
    • конец рабочего дня – период, когда степень утомляемости становится максимальной, в связи с этим происходит снижение работоспособности.

    Рабочее время сотрудника должно включать в себя перерыв на обед, который является временем отдыха работника.

    По утверждению физиологов, если продолжительность рабочего дня составляет 7-8 часов, то перерыв на обед надо делать спустя 3-4 часа после начала трудового дня. Если неграмотно организовать чередование труда и отдыха работников, то это приведет к спаду работоспособности. Тогда как правильная организация рабочего времени сотрудников способствует решению сразу нескольких производственных проблем, а именно:

    • повысится работоспособность;
    • качество работы и продукции станет лучше;
    • снизится травматизм на производстве.

    График выхода на работу

    График выхода на работу составляют на предприятии для того, чтобы организовать распорядок работы. Существует три вида графиков:

    Организация трудового процесса напрямую зависит от режима рабочего времени сотрудников. В коллективном договоре или в правилах внутреннего распорядка нужно указать режим работы организации. В Трудовом кодексе РФ указаны такие виды режима рабочего времени:

    • односменный, или обычный;
    • сменный;
    • ненормированный рабочий день;
    • раздробленный рабочий день (время работы поделено на части);
    • гибкое рабочее время;
    • вахтовый режим.
    1. Односменный, или обычный, режим рабочего времени.

    Данный вид подразумевает такие режимы, как ежедневный, недельный и суммированный учеты времени работы.

    В статье 100 Трудового кодекса России говорится, что предприятие может организовать работу следующим образом:

    • 5 дней + 2 выходных;
    • 6 дней + 1 выходной;
    • «скользящий» график работы.

    Рабочее время сотрудника, согласно статье 104 ТК РФ, можно учитывать путем суммирования отработанных часов.

    Односменным режимом работы принято называть график ежедневного учета рабочего времени сотрудника.

    1. Сменный режим рабочего времени.

    Сменный режим подразумевает работу в несколько смен в течение одних суток. Это может быть работа в полторы, две или три смены. Например, отработка трех смен за сутки.

    Сменный режим работы, как правило, вводят для повышения эффективности использования оборудования предприятия или увеличения количества изготавливаемой продукции. Этот режим может быть использован на предприятиях, где допустимая продолжительность рабочего времени меньше, чем продолжительность производственного процесса.

    Если на предприятии используется сменный режим работы, то сотрудники выполняют работу на протяжении установленного времени работы. Рабочее время сотрудника, в свою очередь, должно соответствовать графику сменности, который регулирует переход работников из одной смены в другую (например, переход сотрудников в другую смену осуществляется каждые 5 дней при ежесменной восьмичасовой работе).

    Ненормированный рабочий день подразумевает привлечение сотрудников к производственному процессу по распоряжению работодателя. Сотрудник выполняет свои обязанности, выходя за пределы установленного рабочего времени (чаще всего это обусловлено производственной необходимостью).

    В качестве особенности подобной организации рабочего режима можно назвать тот факт, что сотрудник может быть вызван руководителем до начала рабочего дня или, работая в течение дня, может задерживаться на производстве, чтобы выполнить определенный объем работы. Естественно, что при таком режиме работы рабочее время сотрудника будет превышать время, установленное для одной рабочей смены.

    Не стоит забывать, что работа в режиме ненормированного рабочего дня подразумевает выполнение служебных обязанностей, которые указаны в трудовом договоре. Значит, руководитель не имеет права требовать от сотрудника выполнения любых других видов работ даже во внерабочее время – это требование прописано в Трудовом кодексе РФ (ст. 60).

    Согласно ТК РФ, ненормированное рабочее время допустимо лишь для некоторых категорий сотрудников, перечень которых обычно прилагается к коллективному договору или правилам внутреннего распорядка. Также перечень может быть установлен отраслевыми, региональными или другими соглашениями.

    Перечень лиц, работающих в режиме ненормированного рабочего времени, может включать:

    • сотрудников администрации и управленческого аппарата;
    • работников хозяйственной и технической служб;
    • специалистов, результат труда которых не поддается временному учету;
    • специалистов, распределяющих рабочее время «на свое усмотрение»;
    • сотрудников, специфика труда которых заключается в необходимости дробить рабочее время сотрудника на периоды разной продолжительности.
    1. Режим раздробленного рабочего дня.

    Трудовой кодекс РФ в статье 105 регулирует дробление рабочего дня. Такой режим работы допустим, если этого требует особый характер труда или в силу изменения интенсивности производства в течение дня (или рабочей смены). В этом случае рабочий день можно разделить на определенные части, но его продолжительность не должна быть выше установленной временной нормы.

    Чаще всего подобный режим работы применяют в сферах, связанных с обслуживанием населения: пассажирские перевозки, оказание услуг связи, в торговле и т. п. Стоит учесть, что общая продолжительность рабочего времени этих сотрудников должна быть ограничена установленной ежедневной временной нормой. Как правило, подобное «дробление» регламентируется нормативным актом, составленным на предприятии. В акте также должно быть отражено мнение представителей профсоюза работников.

    В трудовом законодательстве нет четкого указания на количество частей, на которые возможно поделить рабочий день. Обычно рабочее время сотрудника с таким графиком работы состоит из двух частей, перерыв между которыми не превышает двух часов, в которые входит и перерыв на обед.

    Как сказано в статье 144 ТК РФ, за работу в таком режиме сотруднику должна быть произведена доплата к основной заработной плате.

    Данная форма организации труда допускает регулирование начала и окончания рабочего дня самостоятельно – конечно, в разумных пределах. Не стоит забывать, что временная норма должна быть отработана в течение установленного отчетного периода (рабочий день, неделя или месяц). Об этом говорит и Трудовой кодекс РФ в статье 102.

    Режим гибкого рабочего времени целесообразен, если в силу каких-либо объективных причин дальнейшая работа в принятом режиме затруднена или неэффективна. Кроме этого, такой способ организации трудовой деятельности может способствовать экономии рабочего времени сотрудников и налаживанию работы всего трудового коллектива.

    Наименее эффективен такой способ организации труда на производствах с непрерывным режимом работы, где производственный процесс осуществляется в две или три смены, иногда нецелесообразность объясняется спецификой производства.

    Гибкое рабочее время сотрудника характеризуется следующими составными элементами:

    • время начала и конца работы сотрудник вправе определять самостоятельно (не выходя за установленные пределы);
    • фиксированное время, в течение которого сотрудники, работающие по режиму гибкого рабочего времени, должны находиться на рабочем месте. Это позволяет рабочему процессу протекать эффективно, т. к. обычно это самая значимая и продолжительная часть дня;
    • переменное время, которое дает возможность отработки установленного рабочего времени в принятом учетном периоде. Обеденный перерыв обычно делит фиксированное рабочее время сотрудника на две примерно равные части;
    • учетный период может быть ограничен неделей, месяцем и др. За это время сотрудники должны отработать установленную норму рабочих часов.
    1. Вахтовый режим рабочего времени.

    Вахтовый режим существенно отличается от всех вышеописанных форм организации рабочего времени сотрудника, т. к. трудовой процесс осуществляется в условиях, когда сотрудник не имеет возможности ежедневного возвращения домой.

    Данный режим целесообразен, если место работы и место нахождения работодателя находятся друг от друга на значительном расстоянии. Обычно его применяют для организации труда, связанного со строительством или реконструкцией конкретных объектов. Кроме этого, вахтовый режим может быть обусловлен особыми природными условиями, в которых осуществляется производственный процесс.

    Еще одной особенностью организации рабочего времени сотрудников вахтовым методом является то, что работодатель создает условия, необходимые для обеспечения жизнедеятельности работников, привлеченных к вахтовому режиму работы. Это может быть создание вахтовых поселков, комплекса зданий и сооружений, где работник имеет возможность эффективно трудиться и отдохнуть между сменами. Персонал, работающий по данному режиму, как правило, сменный.

    Читайте так же:  Учебные пособия по gmp

    Не забывайте компенсировать ненормированные рабочие дни

    Если вы задействуете сотрудника в работе сверх установленной нормы, то вам необходимо издать приказ о рабочем времени сотрудников. Это не касается генерального директора, потому что задерживаться ему или нет, он решает сам. Его никто не привлекает к работе после ее окончания, однако в его трудовой договор должен быть включен пункт, указывающий на его ненормированный рабочий день, а сама должность должна быть включена в соответствующий перечень.

    Компенсировать переработку сотрудников можно путем предоставления им дополнительного оплачиваемого отпуска, сроки которого устанавливает администрация предприятия, однако он не может быть короче, чем 3 дня ежегодно.

    В случае если предприятие испытывает недостаток в работниках, то, естественно, перед руководством встает задача замещения не только недостающих сотрудников, но и тех, кто находится в тарифном отпуске.

    Порядок установления и изменения рабочего времени сотрудника

    Когда возникает необходимость изменения режима работы, надо, прежде всего, ориентироваться на способ, которым он установлен для сотрудников.

    Правила внутреннего распорядка устанавливают вид режима рабочего времени (ТК РФ ст.100), руководствуясь Законом о труде и другими нормативно-правовыми документами, в которые включены нормы коллективного договора, соглашений, трудового договора и пр.

    Правила внутреннего распорядка – это нормативный акт, принятый на конкретном предприятии и регулирующий вопросы трудовой дисциплины и распорядка, в т. ч. и рабочее время сотрудника (ТК РФ ст. 189). Правила должны учитывать мнение представителей работников предприятия (представительного органа) и заверяться руководителем организации. Если представительного органа работников на предприятии нет, тогда ПВТР принимаются лично работодателем.

    Возможные варианты введения режима рабочего времени:

    1. указано в трудовом договоре, потому что оно не совпадает с правилами, которые прописаны в ПВТР.

    2. указано в трудовом договоре, однако оно такое же, какое констатировано в ПВТР.

    3. такое же, какое констатировано в ПВТР, поэтому не оговорено в трудовом договоре.

    Изменение рабочего времени сотруднику возможно осуществить двумя способами: заключив соглашение с человеком (ТК РФ ст. 72) или без него, в случае наличия у работодателя веских на то оснований (ТК РФ ст. 74).

    В ТК РФ (ст. 72) зафиксировано, что внесение изменений в трудовой договор возможно только при наличии письменного согласия обеих сторон. Существуют определенные исключения, которые также отмечены в Трудовом кодексе.

    Процедура изменения (ст. 74 ТК РФ):

    Первым шагом должен быть приказ об изменении рабочего времени, отражение этих изменений в ПВТР и утверждение измененных правил. В приказе необходимо указать причины, повлекшие за собой данные изменения.

    Второй шаг – вручение сотрудникам компании уведомления, которое сообщает о внесенных в режим работы изменениях.

    В случае отказа работника от получения уведомления, составляется акт, фиксирующий данный факт. Уведомление зачитывается сотруднику и направляется по почте на адрес, который указал данный человек в трудовом договоре. После того как его уведомили, ему предлагают вакансии, подходящие его профессиональной подготовке, или нижестоящие вакансии. Это делают или до момента, когда сотрудник соглашается на предложение, или до момента, когда внесенные изменения рабочего времени сотрудника вступят в силу.

    Следующий шаг делается, если работник соглашается на изменение своего режима работы, заключив дополнительное соглашение (если его режим работы указан в трудовом договоре) или соглашение, подтверждающее его согласие с внесенными в правила изменениями.

    В случае непринятия работником этих изменений и отказа от работы на новых условиях, необходимо письменно отразить этот факт (если сотрудник не против).

    В этом случае работник может подать заявление на увольнение с занимаемой должности в течение двух месяцев (вплоть до последнего дня установленного срока) со дня вручения ему уведомления об изменении режима работы. Если по истечении двухмесячного срока сотрудник не подтвердил своего согласия работать на новых условиях, то это принимается за отказ (предупреждение должно быть в уведомлении об изменении). Увольнение сотрудника проводится в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Работнику можно предложить в качестве образца примерную форму отказа, который он напишет.

    Учет рабочего времени сотрудников: задачи и способы контроля

    Учет рабочего времени – это оценка деятельности сотрудников предприятия согласно утвержденным правилам внутреннего распорядка. Учет очень важен, чтобы сотрудники не начали злоупотреблять доверием руководителя, а на предприятии была хорошо налаженная трудовая дисциплина.

    Учет рабочего времени сотрудников не должен идти вразрез с Трудовым кодексом, который предоставляет работнику законное право на отдых (обеденный перерыв, выходные, отпуск).

    Статья 91 ТК РФ конкретно называет время, приравненное к рабочему. Правила внутреннего распорядка предприятия не должны игнорировать эту статью закона.

    Учет рабочего времени необходим, чтобы иметь возможность:

        • держать на контроле своевременность прихода сотрудников, выявлять опоздавших и отсутствующих,
        • провести проверку наличия сотрудников на рабочем месте в течение дня, контролировать их возвращение с перерыва на обед,
        • проверять соблюдение работниками времени окончания работы,
        • регистрировать рабочее время сотрудников, оплаченное работодателем, в т. ч. фиксировать тарифные отпуска, отсутствие по болезни, простои, возникшие не по вине работника, и др.

    Положение о рабочем времени

    Документом, регулирующим порядок разделения рабочего времени, в любой компании является положение о рабочем времени.

    В данном документе подробно, по пунктам, изложены всевозможные нарушения распорядка труда. Главное, чтобы представленная информация не противоречила Трудовому кодексу РФ и трудовому законодательству.

    В каждом структурном подразделении предприятия должен вестись табель рабочего времени сотрудников, который заполняют назначенные руководителем сотрудники.

    Обязанность сотрудника, ведущего табель:

        • составление графика работы;
        • отметка времени прихода и ухода работников подразделения;
        • контроль за соблюдением работниками режима работы и фактом нахождения на рабочем месте;
        • сообщать руководителю подразделения об отсутствии и опоздании работников;
        • проверять предоставляемые документы, подтверждающие, что причина отсутствия уважительная (больничные, справки и пр.).

    Людей, которые ведут табель учета рабочего времени сотрудников, необходимо под подпись ознакомить с соответствующим положением предприятия.

    Бывает, что трудовой процесс требует внесения корректировок и пересмотра назначения времени работы, потому что могут возникнуть непредвиденные ранее ситуации:

        • переработка, которую надо внести в отдельную графу табеля;
        • прогул, произошедший не по вине работника. В этом случае необходимо выяснить причины вынужденного прогула, и если в этом виноват работодатель, то этот день не считается пропущенным, его заносят в табель и рабочее время сотрудника считается отработанным;
        • простой. Причины на самом деле могут быть разные, как и виновные в этом. Например, если в простое виноват сотрудник, то, естественно, это время ему не оплачивается. Но если вины работника в простое нет, тогда рабочее время оплачивается в полном объеме;
        • утрату трудоспособности в связи с болезнью (больничный лист) работодатель оплачивает работнику как частично отработанное время;
        • последний командировочный день засчитывается как рабочее время сотрудника, за что ему должны выплатить «командировочные», но приходить на предприятие данный сотрудник не обязан;
        • праздничные и выходные дни – это дни, когда Трудовой кодекс РФ запрещает работать. Однако существуют предприятия, на которых предусмотрена работа и в эти дни. Значит, этим сотрудникам должны быть предоставлены особые условия, например отгулы или оплата трудодня по двойному тарифу.

    Контроль рабочего времени сотрудников должен осуществляться ответственно, тогда будет возможно решение таких производственных задач:

        • улучшится дисциплина сотрудников;
        • заработная плата будет начислена справедливо, т. е. при начислении будет учтено фактически отработанное сотрудником время;
        • появится возможность мониторинга деятельности каждого отдельно взятого сотрудника с целью оценки его вклада в развитие предприятия.

    На предприятиях РФ практикуют следующие способы учета: поденный, недельный и суммированный:

        • ежедневный способ учета (поденный), предусматривает одинаковую продолжительность рабочего дня, его начало и окончание происходит в одно и то же время. Обычно эта продолжительность равна восьми часам, как предусмотрено законодательством;
        • недельный способ учета аналогичен поденному, т. к. предусматривает стабильную часовую нагрузку, но продолжительность дня работы может варьироваться;
        • суммированный способ учета рабочего времени сотрудника предусматривает учет времени за определенный период, например за месяц или квартал. Этот способ удобен для предприятий, на которых установить ежедневную или недельную норму отработанного времени проблематично, т. к. специфика работы состоит в том, что сотрудники ежедневно уделяют работе разное количество времени. Однако оно должно быть у всех одинаковым при подведении итогов за установленный период, например за месяц. Допустим, в некоторые трудовые смены сотрудник тратит меньшее количество времени на работу, но у него есть дни, когда он работал сверхурочно, что компенсирует неотработанные за смену часы.

    Методы учета рабочего времени сотрудников

    В целях улучшения дисциплины на производстве возможно применение таких методов учета:

        • Фиксирование времени прихода и ухода работников. Данный вид контроля может осуществлять лицо, уполномоченное на это, данные надо будет фиксировать в журнале учета рабочего времени сотрудников.
        • Контроль, который осуществляет один из сотрудников. Этот человек, как правило, работает в одном помещении с остальными сотрудниками предприятия и, в силу возложенных на него обязательств, контролирует рабочий процесс во вверенном ему подразделении (отделе, цехе). При использовании этого метода беспричинный уход с рабочего места и нерациональная трата времени работы сводятся к минимуму.
        • Отчет работников – это один из методов самоконтроля, нацеленный на повышение мотивации сотрудников к исполнительности. Он подразумевает, что работник сам составляет и представляет руководителю отчет о рациональности расходования рабочего времени.
        • Контроль за допуском на работу. Этот метод подразумевает использование пластиковых карточек или сканирование отпечатка пальца работника. Полный учет рабочего времени сотрудников программа фиксирует в файле, предоставляя возможность руководителю контролировать время работы подчиненных, сообщая данные о приходе сотрудника на рабочее место или уходе с него.
        • Видеонаблюдение. Конечно, данный метод требует немалых вложений, но он себя оправдывает, т. к. является одним из самых надежных. Для осуществления полноценного контроля необходимо не только установить камеры, но и принять на работу сотрудника, который будет вести наблюдение и фиксировать нарушения. В качестве неудобства метода можно назвать то, что сотрудники могут ощущать определенный дискомфорт, поэтому видеонаблюдение используется достаточно ограниченно, например в супермаркетах, на складах или базах.
        • Отслеживание при помощи компьютерных программ. Специальные программы способны фиксировать действия сотрудников в течение рабочего времени, поэтому данный метод целесообразен для контроля над офисными работниками и сотрудниками, работающими за компьютерами.

    Журнал учета рабочего времени сотрудников: как его заполнять?

    Журнал учета рабочего времени незаменим, если обратить внимание на темп развития бизнеса, который сегодня особо нуждается в оптимизации бизнес-процессов и более тщательном подборе кадров.

    Журнал способен помочь не только в контроле над персоналом, но и может стать хорошей основой для заполнения обязательных, установленных законом, документов. Он поможет предотвратить превышение установленных Трудовым кодексом РФ временных норм. Кроме этого, он очень прост в заполнении, сотруднику, отвечающему за это, не потребуется много времени, чтобы внести все данные.

    Кто ведет и как заполнить?

    На этот вопрос руководство компании вправе ответить самостоятельно, приняв во внимание специфику производства и определив свои действия. Может быть, что руководитель сможет сам осуществлять контроль учета рабочего времени сотрудников, а, возможно, решит назначить или принять на работу сотрудника, в чьи обязанности будет входить данный вид контроля. Причем эти обязанности должны быть документально оформлены: указаны в трудовом договоре, приказе или дополнительном соглашении. В случае уклонения сотрудника от своих обязанностей, он может быть призван к административной ответственности.

    Записи в журнале делаются очень коротко.

    Таблица рабочего времени сотрудников фиксирует в обязательных графах:

    Подпись ответственного лица

    В таблицу могут быть включены дополнительные графы: место, куда отбыл сотрудник, и количество времени, проведенного на работе.

    Читайте так же:  Единовременное пособие при рождении ребенка ростовская область

    Вести такой журнал можно тремя способами.

    1-й способ. Журнал заполняется каждый день, учитывая всех работников компании. Этот способ целесообразен в том случае, если рабочий день фиксирован, например общепринятые 8 часов.

    2-й способ. Журнал недельного учета. Его рекомендуется вести, если объем рабочего времени сотрудника каждый день разный, но за неделю должно выходить определенное (фиксированное) количество отработанного времени. В этом случае новая запись осуществляется по завершении трудовой недели.

    3-й способ. Актуален для предприятий, где сотрудники работают по «гибкому» графику. В таком журнале показан суммированный учет рабочего времени сотрудников.

    Предприятиям с круглосуточным режимом работы, занимающимся производством или выполнением работ со специфическим характером деятельности, наиболее подходит 3-й способ. Потому что временной период между записями, фиксирующими общее количество отработанных часов, может варьироваться от одного месяца до одного года. Специфика данного учета в том, что он способен предостеречь руководство от нарушения ТК РФ, т. к. возможные переработки ограничены законодательством (120 ч/год).

    Как сформировать и вести табель рабочего времени сотрудников

    Вести учет отработанного времени можно, заполняя график рабочего времени сотрудников (т. е. табель).

    Документ, который содержит данные об отработке сотрудником необходимого количества часов, называется «Табель учета рабочего времени». Кроме фактически отработанного времени, в нем фиксируются данные о пропусках работы (количество дней/часов и причина отсутствия).

    Его заполнение может осуществляться автоматически (на компьютере) и в ручном режиме. Именно он является основанием для начисления зарплаты сотрудникам.

    Табель имеет установленную и утвержденную Госкомстатом РФ форму (Ф-13). Он имеет вид таблицы, с которой удобно работать в Еxcel: формировать, заполнять и осуществлять подсчеты.

    Табель рабочего времени сотрудников состоит из модулей:

        • «Название предприятия» (вверху страницы);
        • «Дата составления» и «Номер документа» (ниже);
        • «Отчетный период» (вносят 1-е и последнее число отчетного месяца).

    Далее следуют 13 столбцов, в которые надо занести соответствующую информацию:

        • 1-й: № п/п;
        • 2-й и 3-й: Ф.И.О. сотрудника, должность, табельный номер;
        • 4-й: фиксируют информацию о пропусках (по числам месяца);
        • 5-й и 6-й: количество дней/часов, отработанных за полмесяца и месяц;
        • 7-й – 9-й: данные к начислению заработной платы (код, корсчет и пр.);
        • 10-й – 13-й: причины отсутствия на работе.

    Табель подписывают: сотрудник, который его составил, работник отдела кадров, руководитель подразделения.

    Можно сделать вывод, что данная система учета рабочего времени сотрудников – работа, требующая ответственного подхода. При ее выполнении недопустимы приблизительные и неточные данные и другие недочеты, потому что это влияет на заработную плату работников предприятия.

    Правила составления табеля

        • Основополагающее правило относительно учета времени работы состоит в том, что табель обязательно должен составляться на бумажном носителе. Это правило относится и к случаям, когда его заполнение происходит при помощи компьютера.
        • Вести табель необходимо на бланках, соответствующих строго установленной форме. Открывать табель надо ежемесячно (1-го числа).
        • Перед произведением выплат (аванса, зарплаты) табель должен быть передан в бухгалтерию.
        • Все сотрудники должны иметь табельный номер, который присваивается при приеме на работу.
        • В конце месяца табель «закрывают». Это осуществляется путем подсчета фактического времени, отработанного каждым сотрудником.

    Автоматизация учета рабочего времени: как выбрать подходящую систему

    Предприятия растут, увеличивая объемы работ, и, соответственно, увеличивается количество задействованных на них работников. Это заставляет руководителей задуматься над тем, какие автоматизированные системы контроля рабочего времени сотрудников можно использовать, чтобы решить хотя бы одну ежедневную задачу.

    В чем польза автоматизации

    Прежде всего, автоматизация позволит руководителю оперативно реагировать на отсутствие сотрудника. Он сможет легче сориентироваться в ситуации и координировать производственные задачи с учетом присутствующих работников. Наиболее удобны такие системы контроля рабочего времени сотрудников на больших предприятиях, где сложно осуществить визуальный контроль. Кроме этого, такой подход к контролю способен повысить качество работы сотрудников. Зная, что его действия в Интернете и продуктивность работы могут просмотреть, работник не будет отвлекаться на посторонние факторы типа соцсетей или интернет-игр. Сотрудник будет стремиться расходовать свое рабочее время максимально целесообразно.

    С помощью такой системы контроля возможно производить расчет оплаты труда работников. Для этого руководитель должен будет установить правила расчета, а остальное сделает система (рассчитает количество отработанного времени, вычтет опоздания и время отсутствия на работе). Очень удобно, что итоговую сумму можно корректировать, если возникнет такая необходимость (например, отсутствие работника в связи с командировкой).

    Как выбрать систему учета рабочего времени

    При выборе системы контроля рабочего времени сотрудников необходимо обратить внимание на следующие критерии:

    1. Специализация системы. Предлагаемые системы учета и контроля очень отличаются друг от друга. По специализации и решаемым задачам их можно определить как «системы-шпионы», «системы для анализа продуктивности работников» и «системы для личного анализа».
    2. Учитываемое время. Когда работодатель устанавливает автоматизированную систему контроля, то он, как правило, хочет видеть, насколько продуктивно сотрудники расходуют свое рабочее время, чтобы иметь возможность проводить мониторинг деятельности сотрудников и предприятия в целом. Существуют такие системы, которые могут осуществить распределение программ и сайтов, обозначив продуктивные и непродуктивные для отдельно взятого работника. После работы такой системы руководитель сможет увидеть, насколько целесообразно использовано рабочее время сотрудника и какой процент времени потрачен бесцельно.
    3. Статистика. Для руководителей крупных компаний актуально, чтобы учитывалась продуктивность не только конкретного сотрудника, но и отдела в целом. Важно, чтобы выбранная программа работала максимально быстро, не занимая много времени ни у рядовых сотрудников, ни у руководителей. Естественно, что начальника интересует общий итог работы, для чего ему нужна информация по структурным подразделениям. Это относится и к программным группам: не важно, сколько времени и во что играл работник, важно – сколько вообще времени потрачено на онлайн-развлечения.
    4. Сообщения о нарушениях. У руководителя не всегда есть возможность проверить рабочее время сотрудника, знакомясь с отчетами, предоставляемыми системой контроля, но он всегда может найти время для проверки почты. Поэтому значительным плюсом системы будет ее способность высылать на электронную почту руководителя сообщения о нарушении. Если таких уведомлений не поступает, значит, работа идет нормально.
    5. Скриншоты. Встречается такой тип руководителей, которые хотят установить тотальный контроль на своем предприятии. В качестве одного из способов проверки они используют программу, делающую снимки экрана или перехватывающую переписку. Такой контроль не оказывает положительного влияния на мотивацию работников, более того, иногда происходит нарушение прав, предоставленных работнику Конституцией РФ. Такой подход к оценке продуктивности работы не способен облегчить работу ни руководителю, ни сотруднику. При его использовании притормаживается процесс автоматизации, а на качество мониторинга деятельности влияет субъективная оценка происходящего. Но все-таки такой критерий довольно популярен, поэтому мы его упоминаем.

    Популярные программы учета рабочего времени сотрудника

        • StaffCounter – система для определения продуктивности.

    Это система учета рабочего времени сотрудников, работающая по принципу мониторинга ПК. Она нацелена не только на контроль, но и на повышение производительности труда. Программа дает возможность проследить, чем и сколько занят сотрудник, работающий за компьютером. Она покажет посещаемые сайты, использованные программы, общение по скайпу и т. д. Вся информация сохраняется в «облаке», к которому имеют доступ только строго определенные пользователи. Информация на облачном сервере обновляется с 10-минутной периодичностью и сохраняется один месяц. Если система контроля используется на 10 и менее работников, то она бесплатна. Если сотрудников больше, то надо использовать платную версию (» $3 ежемесячно за каждого сотрудника).

        • Kickidler – система слежения за работниками.

    Эта программа подходит для руководителей, которые уже не знают, как заставить сотрудников ответственно исполнять свои обязанности и испробовали практически все методы поощрения и наказания работников. Этим руководителям сможет помочь Kickidler, т. к. она осуществляет видеозапись того, что видит сотрудник на своем экране на протяжении рабочего дня, формирует и сохраняет эту информацию на сервере. Кроме этого, Kickidler дает возможность увидеть действия сотрудников за компьютером в реальном времени, находясь в любом месте, оснащенном интернетом. Полезна данная система и для ИТ-службы, чтобы осуществлять контроль над работой компьютеров, и если что-то поломалось, то проще выяснить причину поломки. Цена «вопроса» за обслуживание одного ПК – 300 рублей ежемесячно.

        • Biotrack – система учета, предназначенная для компаний без ПК.

    Допустим, что вы – директор ресторана. Естественно, что работа ваших сотрудников не связана с работой за компьютером. Как лучше контролировать рабочее время сотрудника? Установить турникет и ввести пластиковые карточки? Назначить сотрудника, который будет осуществлять контроль, отмечая отработку вручную? Это не практично. Biotrack – это облачный сервис, который удобен для осуществления контроля при помощи биометрического терминала или установленного при входе Android-планшета. Кстати, вариант установки Android-планшета не только удобен, но и экономичен. Вы сможете не тратиться на приобретение биометрического материала (»$2000), а установить самый обычный планшет, загрузив на него приложение Timepad. Стоимость сервиса – от $29 ежемесячно за 11 работников. Сотрудники смогут регистрироваться, используя NFC-карточки, QR- или PIN-коды.

        • Yaware.Mobile – система контроля мобильных сотрудников.

    Yaware – довольно популярный сервис, специализирующийся на контроле рабочего времени сотрудников, которые работают в офисе за ПК. Предположим, что сотрудники, по специфике своей деятельности, находятся в постоянных разъездах. Тогда, чтобы контролировать рабочее время сотрудника, вам идеально подойдет мобильное приложение Yaware.Mobile, которое выпустила компания Yaware для Android. Данное приложение устанавливают на смартфон работника, и оно фиксирует действия работника с помощью GPS (передвижение, звонки, смс-сообщения и пр.). Руководитель или администратор имеет возможность отслеживать действия работника (как в реальном времени, так и позже). Это помогает понять причины низкой эффективности работы конкретного мобильного сотрудника. Сотрудники, в свою очередь, зная об установленном приложении, будут рациональнее использовать свое рабочее время и смартфон предприятия. Работа сервиса стоит 380 рублей ежемесячно за одного работника.

        • Yaware.Online – сервис, контролирующий сверхурочную работу.

    Сервис, предназначенный контролировать рабочее время сотрудника. Yaware.Online разработал два вида отчета для руководителей предприятий. Один из них, «Задержался после работы» – дает возможность отслеживать действия сотрудника за ПК по окончании основного времени работы. Второй вид, «Деятельность сотрудника», позволяет начальнику отследить случаи нарушения дисциплины. Он формирует информацию об использовании рабочего времени (количество отработанного времени и его продуктивность, опоздания, ранние уходы и пр.).

    Программу по учету рабочего времени выбирали путем проведения тендера

    Нам не удалось найти подходящий функционал среди товаров, предлагаемых на рынке, и мы обратились в головной офис компании. То, что нам предложили там, опять же не соответствовало тому, что мы хотели приобрести по ряду причин (технических, финансовых или правовых).

    Эта неудача натолкнула нас на идею создания собственного продукта, полностью соответствующего нашим требованиям. Специалисты отдела контроллинга разработали техническое задание и описали функции нашей системы. Техзадание было согласовано на различных уровнях управления компании, после чего вносились определенные корректировки. После этого мы провели тендер, на котором использовали техзадание в качестве спецификации программного продукта. Оценивание кандидатов проводили по таким критериям:

    • сроки внедрения;
    • стоимость программы;
    • условия дальнейшего сервисного обслуживания;
    • сумма, необходимая для дополнительных вложений (приобретение оборудования, лицензии, сервера и т. д.).

    На наш запрос отозвались четыре компании. После тщательного изучения и анализа предлагаемого продукта мы выбрали вариант, предложенный компанией «ЛАД». Их программа способна контролировать рабочее время сотрудника на базе «1С: Документооборот», и компания предложила самую выгодную для нас цену. Кроме этого, мы посчитали выгодным проведение интеграции продукта с «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Зарплата и управление персоналом». В сентябре 2014 года мы начали тестировать первую версию системы, хотя к ее созданию приступили в апреле этого же года.