Приказ лимит сотовой связи

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

[ число, месяц, год ]

В связи с производственной необходимостью и поддержанием оперативной связи с сотрудниками [ наименование организации ], осуществляющими основную трудовую деятельность вне офисных (гаражных) помещений и имеющих разъездной характер работы, приказываю:

1. Установить перечень сотрудников, а также закрепляемых за ними абонентских номеров, которым оплачивается предоставление услуг мобильной телефонной связи: [ должность, Ф. И. О., абонентский номер ].

2. Разрешить сотрудникам использовать личные телефоны (аппараты) при условии обеспечения сохранности выданных SIM-карт.

3. Указанным должностным лицам осуществлять пользование мобильной телефонной связью согласно утвержденным лимитам и только в служебных целях.

4. Установить месячные лимиты расходов на использование мобильной телефонной связи в следующем размере в соответствии с занимаемой должностью:

4.1. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей;

4.2. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей.

Указанные месячные лимиты для отдельных должностных лиц могут быть пересмотрены по согласованию с [ вписать нужное ].

5. Суммы, превышающие лимит, подлежат возмещению должностными лицами организации в следующем порядке:

5.1. Сумма расходов, произведенных сверх лимита, удерживается из заработной платы сотрудника, начисленной за месяц, в котором допущено такое превышение.

5.2. В случае невозможности удержаний из заработной платы сумма возмещения вносится в кассу организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущено превышение.

5.3. В случае, если сотрудником представлена служебная записка, обосновывающая производственную необходимость (причину) превышения установленного лимита, то возмещение расходов сверх лимита не производится.

5.4. Указанная служебная записка должна быть представлена в бухгалтерию организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущены расходы сверх лимита.

6. Главному бухгалтеру оплату расходов мобильной связи производить ежемесячно за счет [ указать источник финансирования ] на основании детализированных счетов оператора связи, подтверждающих служебный характер звонков.

7. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ вписать нужное ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Разработана: Компания «Гарант», август 2012 г.

Лимитированная сотовая связь для работников

Особенности учета расходов на корпоративную сотовую связь, ограниченную внутренним лимитом компании

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. А чтобы обезопасить компанию от того, что работники слишком много наговорят по рабочему мобильнику, руководство компании устанавливает денежный лимит расходов на мобильную связь.

Посмотрим, как этот лимит влияет на налогообложение и как бухгалтеру удержать с работника сверхлимитные расходы.

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договора м Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected] .

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Вот комплект документов, которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связ ь Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 :

1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

2) договор с оператором на оказание услуг связи;

3) счета оператора связи.

Нужны ли детализированные счета — мнения разделились

Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связ ь Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 № 16-15/[email protected]; Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 . Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связ ь Постановление ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007 .

Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита — рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

Оплата сотовых телефонов уже давно перестала быть экзотикой в российских компаниях

Аргументы «против»

В Налоговом кодексе не сказано, что для подтверждения расходов на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.

Читайте так же:  Можно ли ездить если закончился техосмотр но есть страховка

Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишество м Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 12.04.2010 № КА-А41/2775-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2; ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8; ФАС ПО от 23.05.2008 № А55-10554/07, от 09.11.2006 № А65-29284/2005-СА2-8; ФАС СКО от 24.04.2006 № Ф08-1482/2006-681А . Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.

Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоро в Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735 . Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую законо м ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»; Постановление ФАС МО от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2 .

Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.

К примеру, такие:

  • чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают суд ы Постановления ФАС МО от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08; ФАС СЗО от 20.07.2007 № А05-692/2007 . Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время — повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное — цель разговора (его служебный характер ) Письмо Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 ;

Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связь ю Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 № А33-10149/06-Ф02-2062/07 . Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь.

  • если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразным и Постановление ФАС СЗО от 22.03.2007 № А56-46376/2005 . Но есть и решения других судов, которые не видят ничего «непроизводственного» в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагенто в Постановление ФАС МО от 30.12.2008 № КА-А40/12225-08 .

Собственный лимит — дополнительное ограничение для налоговых расходов

Установив лимит на сотовую связь работникам, ваша организация тем самым признала нецелесообразность (экономическую необоснованность) сверхлимитных звонков. А значит, суммы, превышающие лимит, признать в качестве налоговых расходов без дополнительных распоряжений руководства не удастс я подп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

СИТУАЦИЯ 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника

Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Вам пришлось звонить по рабочим делам, находясь в отпуске? Тогда почему это не производственные расходы? Главное — цель звонка, а не то, сидите вы на рабочем месте или нет

В этом случае надо действовать так.

ШАГ 1. Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или не т ст. 136 ТК РФ .

ШАГ 2. В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т. д. — в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

ШАГ 3. Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

ВАРИАНТ 2. Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писе м Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

Мнение читателя

“ Руководитель установил лимит на мобильную связь — 1000 руб. в месяц. Но один из работников наговорил больше — на 1200 руб. Директор сказал, что сумма превышения несущественная и удерживать ее из зарплаты работника не нужно. Я так и сделал. И в налоговые расходы включил все 1200 руб. Ведь раз не удерживаем с работника — значит, признаем своими расходами. Правда, не знаю, как к этому отнесутся налоговики. ”

Александр,
главный бухгалтер, г. Москва

Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.

ШАГ 4. НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом — а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НД С ст. 172 НК РФ . Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц — 1180 руб. (включая НДС 180 руб.). Установленный работнику лимит — 944 руб. (включая НДС 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или не т Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 . Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.

СИТУАЦИЯ 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства

Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы вы удержите из его зарплаты.

Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.

9. В случае перерасхода лимита мобильной связи по производственной необходимости работник не позднее 3 рабочих дней после окончания месяца может написать заявление на имя руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода. Решение об увеличении лимита принимает руководитель подразделения.

В любом случае для вас главное — получить распоряжение руководства (естественно, письменное) на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Поэтому можно обойтись и без заявления работника с просьбой увеличить лимит конкретного месяца, сразу составив приказ руководителя об увеличении лимита (о признании расходов производственными). Если руководитель подпишет этот приказ, то удерживать из зарплаты работника ничего не нужно. И в налоговых расходах вы сможете признать полную стоимость телефонных переговоров работника.

Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. Разумеется, это можно сделать, только если ваше руководство согласно не удерживать сверхлимитные суммы из зарплаты этих работников.

Лимит расходов на сотовую связь — довольно удачное решение для контроля за звонками сотрудников. Для бухгалтерии и руководства это проще, чем требовать от работников отчета за каждый звонок. Но не забывайте, что основное предназначение лимита — дисциплинировать работников. А для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь его одного недостаточно.

Приказ лимит сотовой связи

Личный телефон в служебных целях

Когда работники пользуются в служебных целях личными телефонами, то, как правило, они сами оплачивают счета операторов связи (поскольку договор с оператором сотовой связи заключен не с организацией, а именно с работником). В Письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2 отмечено, что размер денежной компенсации расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. При подтверждении производственного характера разговоров выплаченную компенсацию оплаты услуг связи можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для этого в организации должны храниться следующие документы (или их заверенные копии), выписанные на данное физическое лицо:
договор работника с сотовой компанией об оказании услуг связи;
документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора).
По мнению контролирующих органов (Письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1), форма такого отчета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
В Письме также говорится, что к косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
А в Постановлении ФАС ПО от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержания. Поэтому представление детализированного счета для подтверждения расходов необязательно.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц в пределах установленных организацией размеров (это подтверждается Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за служебные звонки с личного сотового телефона, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).
Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73. Начисление компенсации отражается так:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование имущества работников».

Читайте так же:  Договор на изготовление конструкции

Вопрос: Работники используют в производственных целях личные телефоны. Договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени. Организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь. Вправе ли организация не удерживать НДФЛ со всей выплаты независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях?

Ответ: Если работники используют в производственных целях личные телефоны и договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени, а организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь, то, по нашему мнению, не подлежит налогообложению НДФЛ указанная компенсационная выплата, независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях.

Обоснование: Не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, не облагаются НДФЛ выплаты, возмещающие работнику понесенные им расходы на сотовую связь для переговоров в служебных целях в сумме, определенной соглашением между работодателем и работником.
С этим согласны и контролирующие органы (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]), от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/[email protected]). При этом они указывают, что затраты работника на телефонные разговоры должны быть документально подтверждены, в частности, счетами операторов связи, их детализацией (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]), УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/[email protected]).
Однако на подобный довод налогового органа, доначислившего НДФЛ с выплат работникам за использование личных телефонов в интересах организации, ФАС Центрального округа указал, что он не основан на нормах трудового и налогового законодательства. Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам таких расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости (Постановление от 24.06.2011 N А35-8471/2009). Такими документами могут быть приказы организации об использовании работниками личных телефонов, в которых определен размер возмещаемых им расходов, авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие плату за услуги мобильной связи (Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Западного округа от 21.10.2008 N А56-40623/2007). А ФАС Северо-Кавказского округа посчитал достаточным подтверждением представление приказов, в которых определена ежемесячная сумма платы за услуги мобильной связи с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты и должностных инструкций работников, в которых предусмотрена их обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей (Постановление от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14).
Кроме того, при использовании работником безлимитного тарифа, даже при наличии детализации счета оператора связи, достоверно рассчитать стоимость служебных переговоров, а не личных не представляется возможным. В соглашении между работником и работодателем либо в приказе организации целесообразно указать, что за использование работником личного телефона ему выплачивается сумма, соответствующая стоимости услуг связи на служебные переговоры.

Здравствуйте!У директора возникла задумка выделять главному бухгалтеру и коммерческому директору деньги на сотовый телефон.Подскажите как это правильно оформить документально,какие при этом делать операции и проводки?Не будет ли это являться частью дохода и облагаться ндфл?У нас в организации многие телефонные звонки делаются с сотового телефона и будут ли эти квитанции об оплате сотовой связи расходами организации?

Приказ о расходах на мобильную связь

Образец приказа об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов на мобильную связь

Об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов на мобильную связь

В целях реализации прав работников на получение компенсации за использование их личного имущества в служебных целях согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ

1. Установить следующие размеры компенсации расходов работников на мобильную связь, ис-пользуемую в служебных целях:
— Генеральному директору — 1500 руб. без поправочных коэффициентов;
— Коммерческому директору — 1000 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
— Начальнику отдела сбыта — 880 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
— Менеджеру — 700 руб. с поправочными коэффициентами 1,5 в феврале, марте, 1,2 — в августе;
Указанная компенсация устанавливается на основании расчетов, прилагаемых к настоящему приказу.
2. Компенсация устанавливается на период с 01.02.2018 г. и действует до установления нового размера компенсаций приказом руководителя по предприятию.
3. Компенсация за отчетный месяц выплачивается работникам не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным, в безналичном порядке по реквизитам, используемым для выплаты заработной платы указанным работникам.
4. Отделу кадров ООО «Компания» в срок не позднее 01.02.2018 г. довести настоящий приказ до сведения лиц, занимающих указанные в п. 1 приказа должности, в случае приема новых работников на указанные должности — ознакамливать их с настоящим приказом не позднее подписания трудового договора.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
ООО «Компания» А. А. Александров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Васильева В.В.

Начальник отдела кадров Иванова И.И.

АКТ
«__»___________ г. № 15г. Красноярск

О превышении установленных лимитов расходов на корпоративную связь

Мною, главным бухгалтером Васильевой В.В., составлен настоящий акт о нижеследующем.
Специалисту отдела логистики ООО «Компания» Сидорову С.С. для выполнения должностных обязанностей был выдан корпоративный номер. Сотруднику был установлен ежемесячный лимит корпоративной связи в размере 3000 рублей.
По итогам анализа детализированного счета от 1 июня 2018 года по мобильному телефону Сидорова С.С. было установлено, что в период с 1 мая 2018 года по 31 мая 2018 года работник вел телефонные переговоры, стоимость которых составила 7800 рублей при общем времени разговоров 12 часов.
В период нахождения в отпуске за границей с 7 по 20 мая 2018 года Сидоров С.С. совершил 26 телефонных звонков на личные и неустановленные номера стоимостью 3400 рублей при длительности разговоров три часа, чем причинил работодателю ущерб.

Приложение:
Детализированный счет от 1 мая 2018 года.

Содержание акта подтверждают личными подписями:
финансовый директор Михайлова М.М. 18.06.2018
юрист ДубоваД.Д. 18.06.2018
Настоящий акт составила:
главный бухгалтер Васильева В.В. 18.06.2018
С актом ознакомлен Сидоров С.С. 18.06.2018

Читайте так же:  Налог усн доходы за 2018

Приказ лимит сотовой связи

Об обеспечении телефонной связью

В целях решения срочных производственных вопросов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить номера оператора сотовой связи и лимиты расходов на услуги мобильной связи сотрудникам, использующим при исполнении должностных обязанностей мобильную связь (Приложение № 1).
2. Руководителю отдела кадров внести дополнения в должностные инструкции и трудовые договора сотрудников.

Приложение № 1.
№ п/п Сотрудник Лимит расходов на услуги мобильной связи Номер телефона
1 Иванов И.И. Безлимитный 9919258964
2 Петров П.П. 5000,00 9919258946
3 Сидоров С.С. 1000,00 9919321456

Приказ лимит сотовой связи

Коллеги, нужен ваш совет: компенсируем нескольким сотрудникам мобильную связь в пределах лимитов, установленных приказом руководителя. У организации договора с оператором нет. Телефоны личные, договоры с операторами связи заключены сотрудниками. Компенсация выплачивается по авансовым отчетами. В качестве документов, подтверждающих оплату, сотрудники прилагают квитанции платежных терминалов, иногда при он-лайн оплате — только распечатки, подтверждающие транзакцию. Этого может быть достаточно для отнесения этих сумм на расходы? И еще вопрос — если в квитанции указано «в том числе НДС» без выделения суммы, этот НДС относить на 91 счет? Спасибо!

Здравствуйте. При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Затраты должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены ( в вашем случае это квитанции ). А вот на счет НДС, считаю что вы компенсируете затраты сотрудника, это не ваша оплата а его, а следовательно вы вообще на НДС не смотрите.

Д 20,26,44 К 73 начислена компенсация

Д 73 К 51 оплачена.

т.е. запрашивать счета операторов не нужно? а если они все эти суммы не выговаривают, не возникает ли ндфл + страховые взносы?

я провожу через 71, это ошибка?

что касается ндс — при отчете за представительские расходы, если в чеке указано, что ндс включен, я отношу его на 91сч и не включаю в расходы. Думала, здесь по аналогии. Спасибо

Затраты должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены ( в вашем случае это квитанции ).

квитанции- затраты. sorry:

квитанции- затраты. sorry:

Они компенсируют затраты на связь. Я считаю что должны быть договоры с оператором, подтверждение оплат и отчет по звонкам по назначению. А квитанции это подтверждения оплат.

Как учесть компенсацию стоимости служебных переговоров с личного телефона сотрудника при расчете налога на прибыль

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Торговая фирма «Гермес»» А.С. Кондратьев использует в служебных целях свой личный мобильный телефон. В письменном соглашении с ним определен порядок выплаты компенсации его расходов на оплату служебных переговоров.

В марте Кондратьев написал на имя руководителя организации заявление о возмещении ему стоимости служебных звонков, совершенных с личного мобильного телефона. Расходы на оплату служебных переговоров в сумме 560 руб. подтверждены детализированным счетом оператора связи и служебной запиской Кондратьева о производственном характере каждого звонка.

В этом же месяце компенсация была выплачена Кондратьеву. В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 560 руб. – начислена Кондратьеву компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона;

Дебет 73 Кредит 50
– 560 руб. – выплачена компенсация.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер организации включил в состав расходов 560 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

Материал из БСС «Система Главбух»

Документы, подтверждающие расходы на телефонную связь
Вариант первый, когда договор с оператором связи заключает налогоплательщик (письма Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и ФНС России от 15.07.11 № ЕД-4-3/[email protected]):

1. Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой или междугородней связи.

2. Договор с оператором на оказание услуг связи.

3. Счета оператора связи.

Вариант второй, когда договор с оператором связи заключает физлицо (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.10.12 № А32-16052/2011):

1. Приказ генерального директора об установлении размеров компенсации расходов по сотовой связи.

2. Утвержденный перечень лиц, которым возмещаются расходы, с закреплением за ними номеров сотовых телефонов.

3. Условие в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему о выплате компенсации расходов по сотовой связи.

Материал из БСС «Система Главбух»
Подробнее: http://www.1gl.ru/#/document/126/347036/?of=copy-33571db7ae

вывод такой: к квитанциям, подтверждающим оплату, нужно запросить счета от операторов. если счета превышают установленный лимит, на расходы отношу сумму в размере лимита. если счет меньше лимита, то на расходы отношу сумму счета с ндс.

нужны ли тогда авансовые отчеты, если нужно использовать счет 73?

совсем запуталась: сумму компенсации я же должна чем-то подтвердить, кроме приказа руководителя? правильно я понимаю, что на основании счетов от оператора и квитанции об оплате сотрудники пишут заявление на компенсацию.

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Компания оплачивает разговоры сотрудников с личных номеров

Безопасный минимум: Приказ руководителя о выплате сотрудникам ежемесячных компенсаций за использование личного телефона на работе.

Лишние документы: Ежемесячные акты и детализированные отчеты от оператора связи.

Если сотрудники используют для деловых разговоров собственные сим-карты, то лучше всего оформить выдачу компенсации за использование личного имущества на службе. Тогда ежемесячно сотрудник будет получать одну и ту же сумму.

А можно ли не оформлять компенсацию и просто каждый месяц возмещать работникам стоимость служебных разговоров? Сделать это сложно. Ведь достоверно узнать стоимость звонков по работе можно только по детализированным ежемесячным отчетам оператора связи. При этом вам придется каждый раз определять, какие звонки с сим-карты являются личными, а какие служебными.

Проще выдать компенсацию за использование личного мобильника на службе. Сумма компенсации покроет расходы сотрудника на оплату звонков, а также износ его телефонного аппарата. Установить такую выплату прямо позволяет статья 188 ТК РФ.

Приказ руководителя. Размер компенсации достаточно прописать в приказе руководителя. Можно оформить общий приказ на всех работников, которым приходится звонить клиентам со своего телефона. Помимо приказа стоит предусмотреть и в должностных инструкциях работников, использующих личные телефоны на службе, что им приходится звонить клиентам.

Отчеты или акты от оператора связи. Чтобы признать расходы в сумме выданных компенсаций работникам, вам достаточно одного приказа. Какие-либо документы от оператора связи здесь не понадобятся. С этим соглашаются и чиновники (http://e.glavbukh.ru/article.aspx?id=298638&from=answer_from_vd&utm_source=gb_ask&utm_medium=refer&utm_campaign=answer_from_vd).

(Из статьи «Первичка, действительно нужная бухгалтеру, и бумаги, без которых вполне можно обойтись (http://e.glavbukh.ru/article.aspx?id=298638&from=answer_from_vd&utm_source=gb_ask&utm_medium=refer&utm_campaign=answer_from_vd)», «Главбух» № 21, 2012)

как же актуальна эта тема и для меня!

Вроде все встало на свои места.. но все-равно остались вопросы.

Этак, в организации решили компенсировать сотрудникам расходы за использование личного имущества+ транспортные расходы. Генералльный директор издал приказ, в котором установил должности и лимит компенсациипо расходам. В должностных инстукциях указано, что необходима постоянная связь с клиентами+ встречи с ними.
Вопросы:
1) компенсацию выплачивать в начале или конце месяца?
2) необходимы ли документы от сотрудников? например, заявление на выплату компенсации и чеки
3) ндфл, страховые взносы я не начисляю?
4) могу ли я принять компенсацию по прибыли?

Подождем, что ответят коллеги.
А так.. я поняла — достаточно приказ руководителя об установлении суммы лимита компенсации за использование личного имущества (по факту компенсируем мобильную связь, но «обзываем» именно «личного» имущества).. Хотя. тут тоже интересный вопрос. а нужно ли подтвержать какими-то документами наличие личного имущества. может у сотрудника ничего нет, а я компенсирую.
и еще вопрос осталялся — нужны ли ежемесячные завления от работников. или просто на основании приказа ге.дира компенсировать.

ОЧЕНЬ ЖДЕМ ОТВЕТ ЗНАЮЩИХ.

Вот еще какие мысли, коллеги, поправьте меня, если я не права.

Итак, в организации есть приказ на лимит по возмещению расходов по сотовой связи, в должностных инструкциях все прописано.
Чтобы компенсировать сотруднику расходы, мне нужны будут дополнительно документы:
1) заявление
2) приложение чеков об оплате моб.связи.

суммы в чеках на расходы у всех могут быть разые, у кого-то больше, у кого-то меньше. но я компенсирую сумму , указанную в чеке, но не более лимита. Верно?

При этом, мне нужна детализация.

В случае, если в организации приказ о компенсации за использование личного имущества (телефоные аппараты), нужны ли от сутрудников какие-нибудь чеки? По умолчанию всем компенсировать сумму, указанную в приказе. Будет ли так правильно, если сотрудник никакими документами не подтвердил произведенные расходы.