Договор спецификации товаров

Содержание:

Спецификация к договору

Письменным приложением к договору поставки, составляемым для определения качественных и количественных характеристик поставляемого товара, является спецификация к договору. Это инструмент идентификации товара, который планируется поставлять на протяжении действия договора.

Актуальность данного приложения особенно очевидна, если поставляемый товар будет меняться как по своему количеству, так и по качественным или видовым характеристикам. При больших количествах разных поставляемых товаров все их требуемые характеристики неудобно включать в сам текст договора ввиду существенного объема такой информации.

Поскольку унифицированная форма спецификации действующим законодательством не предусмотрена, стороны составляют ее в произвольной форме. Существует только перечень сведений, которые, как правило, указываются в данном документе:

  • порядковый номер (как и для графика поставки товаров);
  • название поставляемого товара (в соответствии с накладной);
  • соответствие ГОСТу поставляемого товара;
  • единицы измерения, точное количество;
  • сумма договора (отдельно без НДС, затем сумма этого налога и сумма с НДС).

Часто стороны вписывают в отдельные графы конкретные условия поставки, если это необходимо, и требования к таре либо товарной упаковке.

О приложении спецификации к договору обязательно делают отметку в самом договоре поставке (в разделе «Порядок поставки»). Эта часть договора также должна быть подписана обеими сторонами, как и сам договор. В противном случае, спецификация не считается заключенной и имеющей юридическую силу.

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Как составить спецификацию к договору в 2018 году

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Спецификация к договору поставки (образец которой мы приведем ниже) содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции, а также ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

Читайте так же:  Спор между юридическими лицами по вопросу о признании права собственности

В настоящее время в законе о контрактной системе не говорится о подобной бумаге. Тем не менее ч. 4 ст. 93 обязывает заказчиков включать в контракт расчет и обоснование его цены при осуществлении закупок у единственного поставщика. Для этих целей может служить, например, образец спецификации к договору поставки товара 2018.

Когда составлять

Бланк спецификации к договору поставки (скачать можно варианты для поставки и оказания услуг ниже) заказчик прикладывает к проекту контракта при проведении закупок. На данном этапе ее можно предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы, а также тендерную документацию и извещение о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это был электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик должен направить контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции, в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). Далее у поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Последний также в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить спецификацию к госконтракту после заключения соглашения. Ведь госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Образец спецификации к договору поставки

Образец спецификация для оказания услуг

Если госконтракт заключается на услуги, то готовится спецификация к договору оказания услуг, образец может выглядеть, например, таким образом.

Исходя из вышесказанного, можно предположить, что в первом случае документ должен заполнить заказчик, а во втором — поставщик. Однако закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Но, как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Правила составления такой бумаги тоже не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, можно выделить следующие пункты:

  1. Порядковый номер.
  2. Наименование товара, работы или услуги.
  3. Технические характеристики.
  4. Количество.
  5. Единица измерения.
  6. Цена за единицу.
  7. Общая стоимость по каждой позиции.
  8. Итоговая сумма.

Аналогичная бумага к договору оказания услуг будет иметь аналогичный вид, только количество здесь заменяют на объем. Дополнительно можно прописать график исполнения.

Образец спецификации к договору поставки оборудования или продукции

Договор поставки – одно из самых распространенных соглашений. Именно поэтому часто возникают связанные с ним вопросы. Грамотное составление договора – залог его успешной реализации и всего бизнеса в целом. В договорных отношениях нужно очень внимательно относиться ко всем мелочам, ведь одна неверная запятая может дорого обойтись.

Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.

Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Что в ней указывается

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме. Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения. Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):

  1. Порядковый номер.
  2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
  3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
  4. Единица измерения товара.
  5. Его количество.
  6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
  7. Отдельно – сумма НДС.
  8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Если вас интересует, как заполнить образец гарантийного письма на оплату, ознакомьтесь с этой статьей.

Правила заполнения

В договоре поставки обязательно должна быть ссылка на спецификацию. Но одной ссылки недостаточно, необходимо прописать, что это неотъемлемая часть данного соглашения. Спецификация выполняется на отдельном листе и подписывается сторонами до момента передачи товара либо продукции. Ее следует согласовать, ведь получить товар, не соответствующий избранным критериям покупателя, не хочется никому. Это лишние убытки и нервотрепка, тем более если начнется изматывающая и длительная судебная тяжба.

Отсутствие подписи одной из сторон является основанием для неисполнения такой спецификации, она не считается согласованной и заключенной. Подписанная спецификация, наоборот, имеет юридическую силу и обязательна для ее исполнения. Она аналогично договору поставки заключается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Основные требованию к заполнению:

  • В шапке документа указывается дата его подписания, номер и приложением к какому договору он является. На крупных предприятиях может быть заключено несколько договоров поставки с одним и тем же контрагентом, поэтому внимательно перепишите из основного соглашения его номер и дату.
  • Правильное заполнение реквизитов сторон – наименование покупателя и поставщика полностью. Упоминаются они дважды. Наименования пишут в начале документа, а реквизиты в конце, после таблицы. Они должны совпадать с договором.
  • Как уже отмечалось ранее, на спецификации должны стоять подписи сторон и их печати, а также дата заключения этого соглашения.
Читайте так же:  Госпошлина кбк за переоформление лицензии

Конечно же, качество продукции, которая закупается, может быть проверено со стопроцентной гарантией, только если поставщик – проверенный постоянный партнер. Поэтому многие специалисты, в том числе юристы, рекомендуют заключать долгосрочные договора поставки, которые разбиваются на периоды. А спецификация будет ассортиментным перечнем закупаемого товара для каждой конкретной сделки. В таких случаях в ней оговаривают такие моменты, как условия и сроки поставки, форма расчета, период и сумма платежа. Дополнительно по мере необходимости указывают и сведения о месте разгрузки.

Спецификация к договору поставки товара

specifikaciya.jpg

Похожие публикации

Поставка товаров сопровождается не только заключением соответствующего договора между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Что характерно для спецификации:

Наличие ссылки на договор, к которому она прилагается.

Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).

Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.

Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.

Указание итоговой суммы с НДС и без него.

Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?

Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Как составить спецификацию

При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.

Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию:

Спецификация на товар

Подборка наиболее важных документов по запросу Спецификация на товар (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Спецификация на товар

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Спецификация на товар

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Особенности спецификации к договору поставки в 2018 году

Договор поставки является основным документом при оформлении заказа между поставщиком товара и заказчиком.

Для предотвращения проблем и несогласованностей необходимо грамотное составление как соглашения, так и всех приложений к нему, в число которых входит спецификация.

В соглашении прописываются ключевые положения, а специальная и уточняющая информация касательно поставляемого товара содержится в спецификации.

Рассмотрим особенности спецификации к договору поставки в 2018 году, образец и правила заполнения.

Основные моменты

В этом разделе расскажем вам, что представляет собой спецификация, обязательна ли она, в какой форме она прикрепляется к договору поставки, какими нормативными актами регулируется ее составление и какая информация должна в ней содержаться.

Спецификация к договору представлена в форме письменного приложения к соглашению, которое формируется с целью указания количественных и качественных параметров поставляемой продукции.

Данный документ действует в течение срока действия основного соглашения. Актуальность спецификации очевидна, если поставляемая продукция меняется по количественным характеристикам, а также по категориям и видам.

В случае больших поставок разных по характеру товаров оптимальным вариантом станет не включение в текст соглашения, а выделение в спецификацию по причине большого объема.

Стандартизированный вид спецификации не предусмотрен законодательными актами, поэтому партнеры оформляют ее в свободной удобной форме.

Есть список необходимых данных, которые в обязательном порядке нужно указывать в спецификации:

  • номер документа;
  • наименование поставляемой продукции согласно накладной;
  • указание ГОСТов продукции;
  • единицы измерения и четко прописанное количество продукции;
  • сумма соглашения (сумма без НДС, потом налог и совокупная сумма, включая НДС).

Также в большинстве случаев стороны прописывают условия поставки при необходимости и параметры тары или товарной упаковки.

О наличии спецификации должна быть сделана пометка непосредственно в соглашении о поставке.

Данный документ согласовывается и подписывается сторонами, в ином случае она не считается действительной.

Существуют следующие виды документов:

Назначение документа

Ключевым предназначением спецификации выступает согласование предмета соглашения поставки.

Документ должен включать все существенные для конкретного соглашения параметры поставляемого товара или выполняемых работ.

Достижение договоренности касательно предмета договора или его несогласование несет основное значение для факта заключения соглашения.

Для подписания всех категорий соглашений купли-продажи и договоров поставки нужно как минимум достигнуть договоренности в отношении названия продукции и ее точного количества.

Прочие существенные условия и параметры могут быть определены как обязательные для согласования.

Читайте так же:  Договор с банком на депозит

В соглашении о поставке должна содержаться ссылка на спецификацию, рекомендуется ее индивидуализация посредством присвоения порядкового номера и даты оформления.

В ситуации, когда в соглашении не прописаны все параметры товара и имеется ссылка на спецификацию, тогда накладные и счета-фактуры не выступают в качестве обязательных подтверждений согласования объекта договора.

Также немаловажным является роль спецификации в том факте, что в ней прописываются предварительно одобренные требования к качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковочным материалам.

Непосредственно на базе спецификации выполняется приемка продукции ответственными сотрудниками.

Поэтому нужно максимально подробно указать информацию о товаре, который планируется поставлять, чтобы избежать проблем и недопонимания в процессе отгрузки.

Основным нормативным актом, регулирующим взаимоотношения в процессе поставки товара, выступает ГК РФ.

Прочие нормативные документы в данной сфере:

  • ФЗ “О стандартизации”;
  • ФЗ “ О защите прав потребителей” (для продукции, которая покупается для будущей реализации в розничной торговле).

Также необходимо руководствоваться инструкциями и постановлениями в отношении процедуры приема товара, оценки его качества и прочими.

В ст. 429.1 ГК РФ прописана возможность оформления рамочного соглашения, то есть договора, где прописаны ключевые моменты, которые корректируются и уточняются дальнейшей документацией.

Такой вид оформления документации чаще всего применяется при долгосрочном сотрудничестве.

В качестве бумаги для конкретизации основных условий предлагается использовать спецификацию к соглашению о поставке. Ею предусмотрено определение партии поставки и прочих важных условий.

Как составить бланк спецификации к договору поставки товара

В данном разделе мы вам расскажем, в каких случаях появляется необходимость составления спецификации, кто является ответственным сотрудником за данный момент.

А также, как следует грамотно и юридически правильно заполнять спецификацию на поставку пиломатериалов, строительных материалов, оборудования, а также разберемся в процедуре согласования всех нюансов с деловыми партнерами.

Когда возникает необходимость

Спецификации в рамках договора поставки оформляются сторонами несколько раз в случае поставки отдельных партий разного по характеристикам товара.

Это означает, что соглашение о поставке подписывается единожды, а спецификации с определением состава и объема товара подписываются при необходимости заказа новой партии продукции.

В случае надобности внесения изменений партнеры уведомляют друг друга при помощи заявления или в иной форме.

В случае использования спецификации как приложения к расчетной документации, она должна оформляться каждый раз при отгрузке и поставке продукции с перечнем доставленного товара и его характеристик.

Как составить образец договора переуступки права требования долга трехсторонний, читайте здесь.

В стандартном случае использования документа как приложения к соглашению она подписывается сторонами при очередной поставке новых партий прежнего товара или нового вида товара.

Кто этим занимается

В предпринимательской практике применяется два подхода к заключению договоров и спецификаций в компании – централизованный и децентрализованный.

При централизованном методе предполагается наличие специального отдела со специалистами или рабочей группы, которые решают вопросы касательно составления и заключения договоров.

Задачей исполнителя является доставка соглашения или оферты в данное подразделение, а специалисты занимаются дальнейшим согласованием, заключением и хранением договоров и спецификаций.

При децентрализованном методе каждый менеджер занимается ведением переговоров с заказчиками и поставщиками самостоятельно.

Однако даже в случае, когда на фирме используется такой подход, хранение всей документации, договоров и спецификаций должно осуществляться в одном месте — у секретаря, в юридическом отделе и т.д.

В большинстве ситуаций компании начинают ведение договоров со второго способа.

Ведь если сама фирма состоит всего из нескольких сотрудников и менеджеров, нецелесообразно создавать отдельное подразделение для заключения соглашений и сопутствующей документации.

Однако в дальнейшем компании переходят на централизованный способ по мере роста и расширения.

Порядок заполнения (образец)

Утвержденной на государственном уровне формы спецификации не существует, поэтому стороны оформляют ее в свободной форме на страницах формата А4.

Рекомендуется указывать в спецификации такие существенные данные, характерные для образца спецификации к договору поставки строительных материалов и прочих товаров и продукции:

На момент осуществления поставки и предоставления заполненной спецификации ответственные стороны скрепляют документ подписями и печатями.

Если предприятия представляют официальные представители, понадобится нотариально заверенная доверенность.

В основном в документе используются таблицы, где удобно прописывать значимые параметры поставляемой продукции.

Число граф и строк определяется в индивидуальном порядке, исходя из количества наименований и особенностей продукции.

К примеру, образец спецификации к договору поставки мебели включает перечень составных элементов гарнитуров или мягкой мебели с детальными характеристиками.

В таблице необходимо прописать:

  • порядковый номер продукции;
  • полное наименование;
  • единица измерения;
  • ГОСТ продукции;
  • цена за единицу товара;
  • общая стоимость, которая указывается как без НДС, так и включая данный налог.

Этот документ выступает инструментом для идентификации и конкретизации определенного товара.

По этой причине спецификация может корректироваться на протяжении срока действия договора поставки в качественном и количественном измерении.

Требования, обязательные для выполнения при составлении спецификации:

  • в соглашении должна быть ссылка или уведомление о приложении в виде спецификации под конкретным порядковым номером;
  • она должна быть оформлена на отдельной странице и подписана до момента поставки и получения продукции;
  • продукция, прописанная в спецификации, должна быть согласована между партнерами;
  • в документе должны быть подписи обеих сторон, иначе он не будет иметь юридической силы;
  • обязательное подписание бумаги в 2 экземплярах.

Можно ли вносить изменения

В процессе осуществления поставок происходят различные ситуации, когда требуется внесение изменений в спецификацию.

Обстоятельств и причин для этого может быть множество, к примеру задержки поставок в силу определенных факторов или отмена некоторых позиций из списка.

В случае возникновения надобности внесения изменений в оформленную спецификацию нужно учитывать, что данный документ выступает частью соглашения.

Согласно ст. 452 ГК РФ спецификация к соглашению поставки продукции представляет собой приложение к соглашению и наделена правовой силой, вследствие чего в нее допускается внесение изменений и расторжение по аналогичной схеме, как само соглашение о поставке.

Видео: договор и спецификация для Реализации товаров и услуг

При необходимости внести изменения данный факт должен быть согласован сторонами и закреплен письменно в обязательном порядке.

После достижения взаимной договоренности и согласия касательно изменений нужно оформить новый документ или внести корректировки в уже существующий.

В документе с изменениями нужно прописать следующую информацию:

  • стороны пришли к решению о внесении изменений в спецификацию №;
  • прописать дату оформления прежней спецификации;
  • указать номер соглашения о поставке, к которому прилагается спецификация;
  • определить суть корректировок, внести изменения, указать редакцию нового документа.

Как передать партнеру

В основном оформление и подписание соглашения осуществляется при персональном присутствии обеих сторон – поставщика и заказчика.

Спецификациями партнеры обмениваются по электронной почте, поскольку данный метод является наиболее удобным и оперативным.

Какова цена открытия фирмы ООО, читайте здесь.

Образец расписки о возврате денежных средств, смотрите здесь.

При этом нужно принимать во внимание наличие доказательств, что электронный почтовый ящик действительно числится за второй стороной соглашения.

Оптимальным вариантом станет указание данного почтового адреса в соглашении в части реквизитов сторон.

Мы рассказали вам о понятии и особенностях спецификации к договору поставки, рассмотрели правила и требования к ее заполнению и составлению.

Спецификация, как и договор поставки, наделена правовой силой, поэтому к ней предъявляются аналогичные правовые требования, то есть она должна содержать подписи и печати сторон для подтверждения ее легитимности.