Договор event агентство

Договор event агентство

Публичная оферта
от 01 октября 2014 года (в редакции от 01.06.17)

1. Общие положения

1.1. Данный документ является официальным предложением (публичной Офертой) ИП Емельянова Е.И. (в дальнейшем именуемого «Исполнитель») и содержит все существенные условия по оказанию услуг по организации и проведению новогодних праздничных программ (далее ПРОГРАММА) и мероприятий (далее Мероприятие).

1.2. В соответствии с пунктом 2 статьи 437 Гражданского Кодекса Российской Федерации (ГК РФ) в случае принятия изложенных ниже условий и оплаты услуг юридическое или физическое лицо, производящее акцепт этой Оферты, становится Заказчиком (в соответствии с пунктом 3 статьи 438 ГК РФ акцепт Оферты равносилен заключению договора на условиях, изложенных в Оферте), а Исполнитель и Заказчик совместно — Сторонами договора Оферты.

1.3. В связи с вышеизложенным, внимательно прочитайте текст данной публичной Оферты. Если Вы не согласны с каким-либо пунктом Оферты, Исполнитель предлагает Вам отказаться от использования услуг.

2. Термины и определения
2.1. Исполнитель – ИП Емельянова Е.И.
2.2. Заказчик – юридическое или физическое лицо, заказывающее и оплачивающее услуги Исполнителя.
2.3. Стороны — совместно именуемые Исполнитель и Заказчик.
2.4. Сайт – совокупность веб-страниц, объединенных общим содержанием; расположенных в сети Интернет по адресу http://www.albionevent.ru и принадлежащих Исполнителю.
2.5. Услуги – услуги по организации и проведению праздничных программ и мероприятий, оказываемые Исполнителем, в соответствии с условиями Договора.
2.6. Пользователь – посетитель сайта.
2.7. В Договоре могут быть использованы термины, не определенные вышеперечисленными понятиями. В этом случае, толкование таких терминов производится в соответствии с текстом настоящего Договора. В случае отсутствия однозначного толкования термина в тексте настоящего Договора Стороны руководствуются толкованием термина определенным, в первую очередь, на Сайте Исполнителя, во вторую очередь — сложившимся в сети Интернет и общей практике оказания подобных услуг.

3. Предмет оферты
3.1. Предметом настоящей Оферты является предоставление Заказчику услуг по организации и проведению праздничных программ и мероприятий в соответствии с условиями настоящей Оферты, дополнениями к данной оферте и текущим Прейскурантом Исполнителя.
3.2. Перечень оказываемых услуг и их стоимость приведены в Прейскуранте Исполнителя, являющимся неотъемлемой частью настоящей Оферты и размещенным по адресу: http://albionevent.ru/ded-moroz#price Данный прейскурант не включает в себя транспортные расходы. Стоимость заказа может быть скорретирована Исполнителем в случае, если Заказчик изъявляет желание изменить условия заказа или дополнить, усложнить оказываемые услуги.
3.3. Публичная Оферта, дополнения к Публичной оферте и Прейскурант являются официальными документами и публикуются на Интернет-ресурсе по адресу: http://albionevent.ru/ded-moroz/terms# Все цены указаны на оказание услуг в отапливаемых помещениях. Оказание услуг на улице возможно только после согласования сторонами условий и стоимости подобного заказа.
3.4. Исполнитель имеет право в любой момент изменять Прейскурант, условия данной публичной оферты и дополнения к оферте в одностороннем порядке без предварительного согласования с Заказчиком, обеспечивая при этом публикацию измененных условий на сервере не менее чем за 3 (три) дня до их ввода в действие.
Для Заказчиков, уже оплативших услуги Исполнителя, стоимость услуг не меняется, если со Заказчиком не согласованы новые условия работы, повлекшие за собой изменение цены.

4. Акцепт оферты и заключение договора Оферты
4.1. Заказчик производит Акцепт Оферты путем оплаты услуг Исполнителя, в отношении которых заключается Договор Оферты, в течение Срока Акцепта с учетом условий раздела 5 настоящей Оферты.
4.2. Срок Акцепта составляет 3 (три) банковских дня с момента выставления Исполнителем счета на оплату Услуг в соответствии с Прейскурантом.

5. Условия и порядок предоставления услуг и их оплаты.
5.1. Заказчик оформляет заказ с помощью одного из предложенных вариантов:
самостоятельного заполнения форму заказа, размещенной по адресу http://albionevent.ru/ded-moroz#zakaz ;
диктует данные заказа по телефону (846) 244-45-93;
5.2. Исполнитель уточняет все данные и озвучивает Заказчику финальные параметры его заявки. Если Заказчик не согласен с окончательными условиями заказа или ценой, он имеет право аннулировать заявку. Если заказчик согласен с окончательными условиями заказа, Исполнитель оформляет заказ.
5.3. На указанную Заказчиком электронную почту заказчик получает on-line ссылку для оплаты заказа.
5.4. В случае, если заказчик пользуется услугой on-line заказа, стоимость заказа оплачивается в 100% размере.
5.5. Заказчик может оплатить заказ наличными средствами в офисе Исполнителя в 100% размере.
5.6. Заказчик обязан оплатить заказ в течении 3 (трех дней) с момента выставления счета или получения ссылки на оплату. В случае, если в течении указанного периода заказ не будет оплачен, заказ и забронированная дата и время аннулируются.
5.7. Накануне даты, на которую заказано мероприятие Исполнитель связывается с Заказчиков по указанному им телефону и уточняет все параметры заказа.

6. Особые условия оказания услуг.

6.1. Заказы на 01 января принимаются до 23 декабря на время не ранее 16.00 и стоимостью не менее 3000 р.
6.2. Стоимость оказания услуг Исполнителем действительна для заказов в пределах г.Самары от Хлебной площади до Мехзавода. В удаленные районы города действует наценка:
6.2.1. 116 км, Сухая Самарка
Оказание услуг в районе поселка 116 км осуществляется только в дневное время в будни (до 16.00) или в выходные дни.
Для поздравлений на 116 км действуют повышенные тарифы:
+ 500 р. к заказу до 31 декабря и со 02 января
+ 1000 р. 31 декабря до 18.00
+ 1500 р. 31 декабря с 18.00 до 21.30 и на заказы 01 января
на 31 декабря после 21.30 — расчет стоимости индивидуально по запросу.
Вечером в будни в час пик заказы в этом направлении не принимаются.

6.2.2. Крутые ключи, ИКЕЯ, Красный пахарь, Стройкерамика, пос. Управленческий и Кр.Глинка (не далее Электрощита):
+ 500 р. к стоимости заказа на заказы до 31.декабря до 17.00 в будни и со 02 января (в будни с 17.00 заказы не принимаются)
+ 1000 р. к стоимости заказа 31 декабря до 19.00,
+ 1500 р. к стоимости заказа 31 декабря с 19.00 и 01 января
Вечером в будни в час пик заказы в этом направлении не принимаются.

6.3.3. пос. Большая Царевщина (пгт Волжский, Жилгородок), Малая Царевщина:
+ 1500 р. к стоимости заказа до 31 декабря (Заказы в этом направлении принимаются на сб, вс., будни до 16.00. Вечером в будни заказы в этом направлении не принимаются).
На 31 декабря стоимость заказа рассчитывается индивидуально по специальным тарифам, которые формируются из условий заказа + оплата каждого часа в дороге в обе стороны согласно стоимости часа работы исполнителя.
6.4.4. Возможно оказание услуг по Самарской области по специальным тарифам, которые формируются из условий заказа + оплата каждого часа в дороге в обе стороны согласно стоимости часа работы исполнителя.
6.5. Минимальная программа на выезде за пределы города — 30 минут

6.6. Услуги не могут быть оказаны, если в помещении, где планирует провести праздничное мероприятие, объявлен карантин или присутствует человек, который является носителем инфекции. В случае установления данного факта до начала или во время мероприятия Исполнитель имеет право завершить оказание услуги без выплаты каких-либо компенсаций.
6.7. При оказании услуг на улице (коттедж, двор многоквартирного дома, площади, скверы и т.д.) действуют специальные тарифы. Стоимость подобных заказов уточняйте у менеджера. При оказании услуг на улице возможно только по предварительной договоренности с Исполнителем и на условиях доплаты в размерах, согласованных сторонами.
6.8. Выбор костюма Заказчиком не предусмотрен. Если вы желаете сделать заказ на конкретный костюм, стоимость заказа будет отличаться от стандартной, указанной на сайте и будет рассчитана для Заказчика индивидуально.
6.9. Заказчик обязан обеспечить наличие на площадке для проведения мероприятия музыкального оборудование, позволяющего воспроизводить звуковые файлы с USB-накопителей. В случаях, если площадь помещения, где будет проводиться МЕРОПРИЯТИЕ, свыше 66 квадратных метров (стандартный школьный кабинет) и/или количество участников праздника (включая присутствующих кураторов и гостей) превышает 30 человек, ЗАКАЗЧИК обязан обеспечить наличие на площадке музыкального оборудования в сопровождении звукооператора. Музыкальное оборудование должно быть в исправном и рабочем состоянии и включать: колонки мощностью не менее 100 Вт; микшерный пульт; усилитель, если колонки пассивные; радио-микрофоны для всех участников представления; ноутбук или CD-проигрыватель. В случае, если условия на площадке, где будет проводиться МЕРОПРИЯТИЕ, не будет соответствовать требованиям ИСПОЛНИТЕЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬ не несет ответственности за качество оказания услуг и в праве отказаться от исполнения своих обязательств без возвращения предоплаты и возмещения каких-либо компенсаций.
Звуковое оборудование для проведения праздничного мероприятия Заказчик может заказать у Исполнителя за дополнительную оплату.
6.10. В случае порчи оборудования, костюмов, реквизита, принадлежащих ИСПОЛНИТЕЛЮ и нанятых им подрядчиков (рабочих, артистов, коллективов и пр.) по независящим от ИСПОЛНИТЕЛЯ причинам, а именно порча по вине гостей ЗАКАЗЧИКА, самого ЗАКАЗЧИКА или обслуживающим персоналом места проведения МЕРОПРИЯТИЯ; порча оборудования из-за неполадок электросетей в месте проведения МЕРОПРИЯТИЯ; порча в связи с доставкой посредством транспортных средств, предоставленных заказчиком — материальные потери на ремонт, восстановление или покупку нового оборудования, костюмов, реквизита компенсирует ЗАКАЗЧИК.

Читайте так же:  Машина с японии полная пошлина

7. Условия расторжения договора.

7.1.В случае отказа Заказчика от оказания Исполнителем услуг за 15 (пятнадцать) рабочих дней до даты оказания услуг и менее предоплата не возвращается.
7.2. В случае отказа Заказчика от услуг Исполнителя за 15 (пятнадцать) рабочих дней до даты оказания услуг и ранее:
7.2.1. В случае, если Заказчик вносил 100% от размера стоимости услуг, Заказчику возвращается предоплата за вычетом 50%, которые являются залогом и не подлежат возврату. Также из общей суммы оплаты вычитаются расходы Исполнителя, понесенные им на оформление on-line оплаты а именно комиссионного сбора в размере 12%.
7.2.2. В случае, если Заказчик вносил 50% от размера стоимости услуг, предоплата Заказчику не возвращается. Суммы внесенных предоплат могут быть использованы в качестве оплаты за другое мероприятие, заказанное у Исполнителя из категории «Детские праздники»

7.3. Заказ может быть перенесен и выполнен на другую дату и время по согласованию с заказчиком.
7.4. В случае, если Исполнитель не может оказать услуги по договору, он имеет право предложить альтернативный по цене и качеству вариант подобных услуг. Если заказчика не устроит предложенный вариант, Исполнитель обязан вернуть сумму, которую Заказчик внес в качестве предоплаты без выплаты каких-либо дополнительных компенсаций и штрафов.

8. Права и обязанности сторон.
8.1. Заказчик имеет право:
8.1.1. Переносить дату и время праздничного мероприятия по предварительному согласованию новых условий работы с Исполнителем.
8.1.2. Отказаться от услуг Исполнителя при соблюдении всех условий данного договора.
8.2. Исполнитель имеет право:
8.2.1. Привлекать третьих лиц к исполнению услуг по данному договору.
8.2.2. Изменить время и дату оказания услуг в случае невозможности исполнения им своих обязательство по причинам пробок на дорогах, природных явлений, препятствующих свободному перемещению Исполнителя или его представителей по городу, задержка по времени предыдущих Заказчиков. При этом обязан уведомить заказчика о возможных изменениях. В случае, если изменение даты и времени оказания услуг является следствием действия непреодолимой силы, Исполнитель согласовывает с Заказчиком иное время/дату оказания своих услуг. В случае несогласия Заказчика с новыми условиями он имеет право отказаться от услуг Исполнителя. При этом сумма предоплаты не подлежит возврату.

8.2.3 ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ. Заключение данного договора является разовым. Исполнитель имеет право обрабатывать и хранить персональные данные заказчика, полученные в процессе оказания услуг исключительно в рамках данного договора и для исполнения разового заказа. Данные Заказчика могут быть переданы только лицам, непосредственно участвующим в процессе оказания услуг. Персональные данные заказчика не могут быть пераданы иным лицам, организациям. Принимая условия данного договора Заказчик подтверждает, что ознакомился и принял «Политику конфеденциальности и обработки персональных данных» Исполнителя.

8.2.4. Заказчик дает право Исполнителю использовать указанный при оформлении заявки номер телефона, а также адрес электронной почтыд для рассылки уведомлений о заказе, напоминаний, а также сообщений, носящий информационный характер о деятельности Исполнителя в период действия данного договора.

8.3. Заказчик обязан:

8.3.1. Соблюдать назначенное в заявке время начала мероприятия и его продолжительность. Неоплачиваемая норма ожидания Исполнителем начала праздничного мероприятия составляет 10 (десять) минут. Ожидание более 10 минут от назначенного в заявке времени начала мероприятия расценивается, как начало рабочего времени и компенсируется Заказчиком согласно следующему тарифу: каждые 10 минут = 500 рублей. Мероприятие может быть сокращено ровно на то время, на которое было задержано Мероприятие. При этом стоимость заказа остается прежней.

8.3.2. Заблаговременно (не позднее, чем за сутки) предупредить Исполнителя об изменениях (таких как изменение адреса проведения мероприятия, времени и прочих изменениях), которые могут повлечь отмену заказа, перенос времени начала мероприятия, изменение хронометража, а также изменения стоимости заказа.
8.3.4. В случае порчи костюмов или реквизита Исполнителя по вине Заказчика, его гостей, окружающих условий, в которых оказывает услуги Исполнитель или его представители, Заказчик обязан компенсировать Исполнителю его материальные потери, связанные с восстановлением костюмов или реквизита или изготовления/покупки нового в случае, если его восстановление не возможно.
8.4. Исполнитель обязан:
8.4.1. Оказать порученные ему в рамках данного договора услуги надлежащим образом, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к услугам данного вида при условии финансирования и получения от Заказчика необходимой для оказания услуг информации.
8.4.2. Оказать услуги в назначенную дату и время, обозначенным хронометражом и объемом, указанным в Заявке.

9. Ответственность сторон
9.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
9.2. Исполнитель не несет ответственности за невозможность обслуживания Заказчика по каким-либо независящим от него причинам, включая нарушение работы линий связи, неисправность оборудования, невыполнение обязательств поставщиков тех или иных услуг, погодных явлений, форс-мажорных обстоятельств, пробок на дорогах, перекрытия транспортных путей и т.п.
9.2. Исполнитель не отвечает за реальный ущерб и/или упущенную выгоду, понесенные Заказчиком вследствие использования или невозможности использования услуг Исполнителя.
9.3. В случае если по какой-либо причине Исполнитель не начнет оказывать Услуги, или начнет оказывать Услуги с нарушением сроков, ответственность Исполнителя за допущенное нарушение договора Оферты ограничиваются исключительно:
а) продлением сроков предоставления Услуг или
б) проведением ее в новые сроки до момента, на который Исполнитель полностью выполнит свои обязательства по договору Оферты.
9.4. Совокупная ответственность Исполнителя по договору Оферты, по любому иску или претензии в отношении договора Оферты или его исполнения, ограничивается суммой платежа, уплаченного Исполнителю Заказчиком по договору Оферты.
9.5. Не вступая в противоречие с указанным выше, Исполнитель освобождается от ответственности за нарушение условий договора Оферты, если такое нарушение вызвано действием обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), включая: действия органов государственной власти, пожар, наводнение, землетрясение, другие стихийные действия, отсутствие электроэнергии и/или сбои работы компьютерной сети, забастовки, гражданские волнения, беспорядки, любые иные обстоятельства, не ограничиваясь перечисленным, которые могут повлиять на выполнение Исполнителем договора Оферты.

10.Разрешение споров:
10.1. Стороны будут стремиться разрешать все споры и разногласия, которые могут возникнуть из настоящего договора, путем переговоров и консультаций. Результаты переговоров оформляется соответствующим протоколом.
10.2. В случае если споры и разногласия не будут урегулированы путем переговоров, они подлежат разрешению в суде г.Самары в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации

11. Срок действия договора.
11.1. Договор вступает в силу с момента оплаты Заказчиком услуг Исполнителя и действует до момента фактического оказания услуг Исполнителем.

12. Реквизиты сторон:
Исполнитель:
ИП Емельянова Е.И.
Зарегистрирован: г.Самара, ул.Советской Армии, 168-14
ИНН 631800817938,
ОГРНИП 309631830900027

Директор Емельянова Е.И.

Дополнение 2
к Публичной Оферте
Введено в действие с «01» октября 2014 г.
Дополнение 2. Выписка из Гражданского кодекса Российской Федерации
Гражданский Кодекс Российской Федерации
Части первая и вторая, с изменениями от 20 февраля, 12 августа 1996г., 24 октября 1997 г. Принят Государственной Думой 21 октября 1994 г.
Статья 435. Оферта
Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора.
Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом. Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.
Статья 437. Приглашение делать оферты. Публичная оферта
Реклама и иные предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, рассматриваются, как приглашение делать оферты, если иное прямо не указано в предложении.
Содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается офертой (публичная оферта).

На главную страницу

Важные правила при заключении договора с площадкой

1. Квалифицировать , с кем имеет дело event-агентство при заключении договора об использовании event-площадки: с собственником площадки или управляющей компанией, иным лицом.

Это необходимо для заключения договора с правомочным на предоставление event-площадки контрагентом. Заключение договора без проведения проверки полномочий контрагента может привести к подписанию недействительно го договора, который не влечет для сторон никаких правовых последствий. В результате, управомоченное лицо не допустит event-агентство на площадку, что приведет к срыву мероприятия и значительным убыткам.

2. Определиться с видом договора об использовании event-площадки: договор аренды (субаренды) или договор оказания услуг?

В случае если, после заключения договора аренды изменится собственник площадки, например, в результате отчуждения площадки, все обязательства предыдущего собственника переходят к новому собственнику площадки, договор аренды с event-агентство м будет продолжать действовать.
Такое правило не действует, если event-агентство заключило договор оказания услуг. В случае недопуска event-агентства на площадку новым собственником, event-агентство вправе взыскать убытки только с исполнителя по договору оказания услуг в пределах, установленных законодательств ом и ограниченных договором оказания услуг.
Рекомендуется «ужесточить» ответственность исполнителя в договоре оказания услуг, возлагая на него все риски за возможные убытки, включая упущенную выгоду, в случае недопуска event-агентства на площадку.

Читайте так же:  Развод с разделом имущества в 2018 году

3. Читать и договариваться.

Зачастую владельцы площадки предоставляют event-агентству договоры, сообщая, что «площадка работает только по этому типовому договору без возможности внесения каких-либо корректировок в него».
В 90 % случаев владельцы event-площадок соглашаются на внесение изменений в договор, предложенных event-агентства ми.

Продолжение завтра.
© Петровская Татьяна.2015.
Руководитель Компании «EVENT-ЮРИСТЫ»

3 острых подводных камня в договоре между заказчиком и event-агентством

Продолжаем описывать «подводные камни» в договоре между заказчиком и event-агентством.

Ситуация № 1

Среди перечня оказываемых услуг в договоре event-агентство нередко указывает следующее: «Разработка сценария», «Сценарий», «Создание сценария».

Последствия:

Сценарий – это охраняемый объект авторского права (ст.1259 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – «ГК РФ»).

  • получить исключительное право на сценарий, произвести его бухгалтерский учет (нематериальный актив);
  • передать (осуществить отчуждение) заказчику исключительное право на сценарий как результат интеллектуальной деятельности, при этом обеспечив юридическую чистоту передаваемого права.

Заказчик обязан принять у event-агентства сценарий как нематериальный актив, осуществить учет поступления нематериального актива.

Риски:

Претензии авторов сценария в случае, если получение event-агентством исключительного права на сценарий не было должным образом документально оформлено, например, не был заключен Договор об отчуждении исключительного права на сценарий между автором сценария и event-агентством или в Трудовом договоре с работником event-агентства, который фактически создал сценарий, не установлена его должностная обязанность по созданию сценариев мероприятий для клиентов работодателя.

Публикация заказчиком видеосюжета о мероприятии на своем сайте, при просмотре которого можно понять содержание сценария, будет являться для правообладателя сценария доказательством нарушения его прав на результат интеллектуальной деятельности как event-агентством, так и заказчиком.

В случае непередачи event-агентством заказчику исключительного права на сценарий, заказчик вправе требовать:

  • уменьшения стоимости услуг по договору event-агентством;
  • возмещения убытков в связи с ненадлежащим исполнением event-агентством своих обязательств по договору.

Возможное разрешение проблемы:

«EVENT-ЮРИСТЫ» рекомендуют вместо понятия «сценарий» использовать в договоре с заказчиком при описании услуг event-агентства термины «сценарный план», «креативная концепция», «программа мероприятия», «организационное решение мероприятия» и прочее.

Согласно п.5 ст.1259 ГК РФ авторские права не распространяются на идеи, концепции, принципы, методы, процессы, системы, способы, решения технических, организационных или иных задач.

Ситуация № 2

В договоре с заказчиком event-агентство указывает в качестве услуги какие-либо работы. Примеры, «дизайнерские работы», «монтаж сцены», «печать пригласительных открыток», «печать баннера», «разработка дизайна логотипа мероприятия», «изготовление декоративного панно» и другое.

Последствия:

Заключенный договор квалифицируется как смешанный, содержащий элементы договоров оказания услуг и подряда.

Результат подряда должен быть передан в собственность заказчику (ст. ст. 702 и 720 ГК РФ), если в договоре прямо не указано, что результат работ не передается заказчику.

Риски:

Претензии заказчика event-агентству:

  • о передаче результатов подряда;
  • о возмещении убытков в связи с ненадлежащим исполнением event-агентством обязательств, если результат работы не был передан.

Возможное разрешение проблемы:

Если в интересы сторон договора не входит передача event-агентством результатов работ заказчику, указывать в перечне услуг исключительно услуги.

Ситуация № 3 (комическая)

В смете договора с заказчиком event-агентством часто указывается «хостесс, 2 девушки», «режиссер», «аниматор» и тому подобное.

Уважаемые коллеги, крепостное право в России было отменено в 1861 году! Учитывайте это при формулировании услуг в договорах.

Первую часть материала читайте здесь.

Работа с event-агентством

Современные специальные мероприятия — механизмы крайне сложные и комплексные, состоящие из множества разнообразных элементов, которые необходимо сводить воедино. Именно поэтому значительная часть компаний, организующих специальные мероприятия, предпочитает обращаться в event-агентства, которые предлагают своим клиентам решения «под ключ», нежели заниматься всеми работами по проекту самостоятельно. Но в контексте взаимодействия нашей компании и внешнего ивент-агентства также существует множество нюансов, от которых зависит положительный успех специального мероприятия, и именно о них и пойдет речь в настоящем материале.

В качестве же вступления попробуем определиться, что мы понимаем под ивент-агентством в рамках нашей сегодняшней статьи. Сразу отметим, что здесь нас не интересуют подрядчики, которые отвечают лишь за один участок работ по специальному мероприятию (креатив, техническое обеспечение, транспорт). Главные герои нашего материала — компании, предоставляющие заказчику весь спектр услуг по планированию и проведению ивент-проектов, причем сюда же включается и координация любых других компаний, вовлеченных в работу.

Выбираем ивент-агентство

Можно смело заключить, что от правильного выбора ивент-агентства в конечном счете зависит очень и очень многое в том проекте, который организует наша компания, и это не преувеличение. Однако порой мы можем опираться на совершенно не те критерии при выборе соответствующего подрядчика (хотя в контексте сегодняшнего материала правильнее называть ивент-агентство партнером, а не подрядчиком, но об этом чуть ниже). Зачастую под красивой вывеской нас может ждать полное отсутствие опыта и каких бы то ни было наработок в плане ивент-маркетинга и ивент-менеджмента.

Ольга Симановская, генеральный директор ООО «СмартЭвент»: «Работа с ивент-агентствами, предлагающими организацию событий «под ключ», (именно таким агентством я руковожу) имеет свои сильные стороны и довольно значительные риски для заказчика. Главной сильной стороной настоящей ивент-компании является ее профессионализм, позволяющий клиенту сделать заказ и забыть об «этой головной боли». Компания лишь согласовывает с клиентом варианты решений по тому или иному вопросу, а все сложности остаются вне поля его зрения. Так бывает, когда с вами работают добросовестные профессионалы, для которых их доброе имя является частью основного капитала. Но если заказчик доверился непроверенному агентству, то появляется риск получить на выходе в лучшем случае нечто невнятное и ощущение зря потраченных денег».

Поэтому первое, на что нам следует обращать внимание при выборе партнера, — это репутация. Что понимается в данном случае под репутацией? В первую очередь, не портфолио (оно, по сути, вообще идет отдельным пунктом), а отзывы клиентов и, если позволяет ситуация, каких-то индустриальных экспертов. Также отметим, что, как правило, все основные игроки ивент-рынка в той или иной форме всем известны: о них делятся мнениями друг с другом их клиенты, о них пишут специализированные издания, плоды их труда можно видеть регулярно, если это действительно серьезные компании.

Но, в любом случае, в рамках настоящего материала мы приведем усредненный список критериев, с помощью которых стоит определять, подходит нам то или иное ивент-агентство или нет:

  • портфолио — реализованные проекты являются, пожалуй, одним из самых важных моментов, ведь они показывают нам, что ивент-агентство может на деле, какими возможностями обладает;
  • инфраструктура — как правило, первые этапы взаимодействия между агентством и нашей компанией ограничиваются исключительно обсуждением возможного проекта, который планируется реализовывать, но в то же время нам всегда следует максимально детально изучить потенциального партнера;
  • качество предложения — когда мы в качестве компании, которая планирует провести то или иное специальное мероприятие, обращаемся к потенциальным партнерам, то им практически всегда предлагается оценить будущий проект, предложить какие-то идеи, и очень важно внимательно изучить тот первый документ, который будет предоставлен нам в качестве исходного предложения;
  • наличие успешно реализованных проектов того же формата — этот пункт является если не обязательным, то крайне и крайне желательным, ведь, если приводить пример, мы никогда не будем заказывать конференцию ивент-агентству, которое специализируется на проведении корпоративных специальных мероприятий.

Смирнова Валентина, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: «Если говорить о критериях выбора того или иного ивент-агентства, то перечислю некоторые. Во-первых, штат сотрудников. Если в портфолио агентства указано, что они проводят 20 мероприятий в месяц, коллектив не должен ограничиваться 3 менеджерами. Чаще всего это указывает на то, что они выступают лишь посредниками. Даже если это не так, эти трое наверняка ужасно измождены напряженной работой. Во-вторых, репутация, офис агентства. Если есть возможность приехать в офис агентства, нельзя ей пренебрегать. Вы сможете сразу получить представление о тех, кому вам предстоит доверить свои деньги».

И, наконец, последний момент, связанный с выбором ивент-агентства, о котором пойдет речь в настоящем материале, заключается в следующем: наш партнер обязан понимать контекст индустрии, в которой мы работаем. Разумеется, специалисты ивент-агенства являются профессионалами в деле планирования и проведения специальных мероприятий, но в то же время для достижения максимального успеха в рамках работы по нашему проекту им, в любом случае, придется вникнуть в некоторые специфичные особенности нашей индустрии. Готовность и умение это делать — еще один важнейший критерий при выборе ивент-агентства.

Механика сотрудничества

Если говорить в целом, то теория и практика взаимодействия между компанией, заказывающей специальное мероприятие, и ивент-агентством, занимающимся его реализацией, — это тема, которую довольно сложно в деталях раскрыть в рамках одного материала, поэтому сегодня мы сосредоточимся на нескольких самых важных и в то же время не самых очевидных моментах.

Читайте так же:  Банкротство застройщика проблемы

Юрий Строганов, генеральный директор агентства «Идеальный праздник»: «Самой главной проблемой для заказчика является нахождение агентства с оптимальным сочетанием качества и цены. Дело в том, что российский менталитет, формировавшийся в советскую эпоху, заставляет потенциального заказчика пытаться сделать дорогой заказ за маленькие деньги, что невозможно. В финале, мероприятие получается откровенно плохим и об агентстве у заказчика складывается плохое мнение. Таким образом, у уважающих себя агентств существует ценовой порог на обязательные статьи при проведении мероприятий».

Первое, о чем следует упомянуть, это необходимость фиксировать любые решения с обеих сторон на всех без исключения этапах работ.

Казалось бы, простая формальность, но она порой может предотвратить множество не самых удобных ситуаций. Лично автору настоящего материала приходилось не раз становиться свидетелем, когда какое-то небольшое изменение, к примеру, в концепт-документе проекта, обговоренное на словах, затем становилось причиной серьезного конфликта между компанией-организатором специального мероприятия и ивент-агентством, которое вело работы по проекту. Однако есть и обратная сторона: все же не следует излишне формализовать взаимоотношения между нашей компанией и нашими партнерами. Одним из самых оптимальных решений является следующее: еще на этапе предварительных переговоров формулируется некий свод правил, по которым и будет продолжаться в дальнейшем работа. Причем, в этом своде необходимо обговорить, какие именно решения обеих сторон должны фиксироваться в письменном виде, плюс определить ответственность для тех или иных ситуаций.

Ольга Симановская: «Организация мероприятия, особенно масштабного, является хотя и краткосрочным, но сложным проектом, который состоит из множества компонентов, каждый из них желательно отразить в договоре или в приложениях к нему. Особое внимание в договоре уделите срокам аннуляции по каждой из позиций, так как это позволит вам избежать бессмысленных трат (срок аннуляции – это дата, после которой становится невозможно вернуть предоплату и другие затраченные средства)».

Вообще же, ответственность сторон — это второй ключевой момент, если мы говорим о по-настоящему плодотворном сотрудничестве. Сразу добавим, что ни в коем случае не стоит думать, что в рамках данного пункта речь идет исключительно о штрафных санкциях и о чем-то тому подобном. Просто крайне важно и компании, которая заказывает разработку и организацию специального мероприятия, и агентству, которое осуществляет работы по проекту, четко понимать, кому, когда и какие шаги требуется делать для общего успеха. К слову, именно такая позиция, где обе стороны принимают в проекте активное участие, является, пожалуй, наиболее верной.

Другая ситуация, ошибочная, выглядит следующим образом: заказчик обращается в ивент-агентство, обговариваются условия, заключается договор, перечисляются какие-то финансовые средства, и после этого заказчик от проекта старается всячески отстраниться. Причин тому может быть несколько: в целом, слабое понимание заказчиком механики проведения специальных мероприятий, попытка не мешать профессионалам, нехватка ресурсов и так далее, — но, в любом случае, ивент-специалисты оказываются здесь, как минимум, без важнейшего источника информации и без feedback’а непосредственно от организатора, от чьего имени и проводится мероприятие. Как правило, в таких ситуациях аудитория получает стандартизированные, словно клонированные ивенты, пусть и выполненные на высоком уровне, но не обладающие индивидуальностью и зачастую проводимые без учета специфики аудитории, индустрии и контекста, в котором шла работа.

Ольга Симановская: «Компании-организатору очень важно по возможности опираться на собственный опыт. Поэтому сохраняйте информацию о прошедших событиях с тем, чтобы в следующий раз не было повторов и, если вы обращаетесь к разным event-компаниям (постоянные поставщики, как правило, сами сохраняют всю информацию), то для них эта информация будет очень полезна».

Что же касается непосредственно этапов, из которых состоит сотрудничество компании-заказчика и ивент-агентства, то некий усредненный план может выглядеть примерно следующим образом:

Выбор агентства. Об этом этапе мы довольно подробно рассказали чуть выше, но добавим, что, как правило, на этом этапе компания-заказчик уже предоставляет кандидатам какое-то первичное задание, а те готовят соответствующие предложения.

Разработка проекта. Один из самых важных этапов работ, ведь именно на нем определяется множество ключевых моментов, согласно которым и будет строиться наше специальное мероприятие. Очень важно, чтобы в рамках разработки проекта заказчик и исполнитель находились в постоянном контакте, — это поможет учесть все неочевидные факторы.

Утверждение проекта. Эта часть работ на первый взгляд выглядит исключительно формальным этапом: стороны обговаривают финансовые вопросы, что-то сокращают, где-то урезают, но, с другой стороны, утверждение проекта — это последняя возможность внести в будущее мероприятие последние серьезные изменения, если требуется.

Подготовка специального мероприятия. Этот этап — самый комплексный из всех. В его рамках обе стороны делают колоссальный объем работ, но не будем вдаваться в детали: значительная часть материалов на нашем портале посвящены различным аспектам как раз этого этапа. Отметим лишь необходимость контроля со стороны заказчика: некоторые специфичные для нашей индустрии или для нашей целевой аудитории вещи могут быть попросту незамечены ивент-специалистами, чья работа лежит в ином русле.

Проведение специального мероприятия. Как и в случае с предыдущим пунктом, материалов о проведении специальных мероприятий на нашем портале можно найти огромное количество. Что же касается особенностей взаимодействия между компанией-организатором и ивент-агентством, то тут имеет смысл отметить один момент: нам следует всегда прислушиваться к советам ивент-специалистов относительно шагов, предпринимаемых нами на самом мероприятии.

Оценка результатов проекта. На этом этапе, как правило, стороны работают отдельно друг от друга, что, в целом, также правильный подход. Мы оцениваем специальное мероприятие со своего ракурса, наши партнеры — со своего, затем эти оценки суммируются, и формулируется общий итог.

А в заключение нам остается добавить, что планирование и проведение специального мероприятия путем сотрудничества компании-организатора и внешнего ивент-агентства будет тем успешнее, чем точнее будет в этом сотрудничестве понимание ролей обеих сторон. Специалисты агентства — профессионалы своего дела, и им не требуются подсказки касательно их работы, которую они выполняют на протяжении многих лет. Но в то же время заказчик доверяет агентству важный для себя проект, поэтому с его (заказчика) стороны всегда существует желание контролировать в работе над ивентом каждую мелочь. Ключ к успеху — совместная работа, а не модель «покупатель-продавец».

Event — маркетинг

Качественная подготовка и проведение мероприятий различного направления и масштаба – это ответственная задача, успешная реализация которой напрямую зависит от профессионализма, квалификации и опыта организатора. Ивент-агентство «Creon» занимается решением таких вопросов уже много лет и может с уверенностью заявить о своих преимуществах, среди которых:

• высокая эффективность предоставляемых услуг;

• официальный договор о сотрудничестве;

• наличие огромной базы персонала;

• осуществление контроля качества и предоставление отчетности;

• простота и удобство сотрудничества.

Данное агентство по организации мероприятий гарантирует индивидуальный подход к каждому клиенту и максимальное соответствие его запросам.

Качественная организация праздников и мероприятий

Полный комплекс услуг в сфере организации различных событий включает в себя всестороннюю подготовку, проведение и администрирование мероприятия. Это могут быть деловые, частные, календарные и корпоративные события разного рода, например:

• продвижение в торговых точках;

• организация встреч, переговоров и т.д.

При обращении в специализированное агентство клиент изначально получает необходимую информацию касательно возможных услуг, среди которых подбираются оптимальные форматы. Позже разбираются подробности – организатор предоставляет четкий план проведения мероприятия, перечень дополнительных деталей и особенностей. На этом этапе можно подсчитать и скорректировать бюджет. Обязательно заключается договор, в котором прописаны обязанности и гарантии исполнителей.

Услуги проведения мероприятий

Сегодня заказ мероприятия в Москве можно осуществить легко и достаточно быстро – для многих видов событий есть уже готовые сценарии и наработки, которые лишь нужно привести в соответствие с пожеланиями заказчика. Профессиональное рекламное агентство event также может разработать индивидуальную программу, абсолютно оригинальную и необычную.

В стандартный перечень услуг по организации события входит:

• написание подробной программы;

• подбор наиболее подходящего места проведения;

• заказ декора, баннеров, воздушных шаров;

• предоставление необходимого промо-персонала;

• информирование общественности или приглашение гостей.

В зависимости от выбранного формата и целей мероприятия будет изменяться и основной список обязанностей организатора. Существенные отличия есть в планировании масштабных шоу, камерных праздников, официальных приемов и организации выездных мероприятий.

В любом случае все важнейшие моменты согласовываются с заказчиком, а детали их реализации решаются непосредственно исполнителем. Это позволяет клиенту получить в результате максимально соответствующее пожеланиям событие, но не терять силы и время на его организацию.

Над каждым мероприятием непременно работает сплоченная команда профессионалов, в распоряжении которых не только опыт и креативность, но и огромное количество связей с различными организациями – от кейтеринга до пассажирских грузоперевозок. Это позволяет комплексно подойти к решению поставленных задач и создать высококлассное мероприятие.